Martijn Molenaar | Trainer en mede-oprichter Lean Nederland
In God we trust, all others must bring data. Deze uitspraak is veel toeschreven aan (maar nooit opschreven door) de door mij bewonderde Dr. W. Edwards Deming. Let op de uitspraak van zijn achternaam: Dem-ming, hoewel je maar één m schijft. Nu kun je zeggen dat het niet relevant is om in een stuk over data stil te staan bij de uitspraak van een naam, maar dan vergeet je dat dit laatste relevante informatie (en dus data) is in een conversatie over het werk van deze held.
Wat is data nu eigenlijk? In ieder geval een woord dat je alleen in meervoud gebruikt, althans dat is taalkundig juist. Op de werkvloer hoor ik regelmatig dat “de data overzet is”. Mijn taalhart bloedt dan een beetje en zeker als ik het abusievelijk uit mijn eigen mond hoor komen. Data staan in Van Dale gedefinieerd als gegevens. Gegevens zijn niet hetzelfde als informatie of cijfers. Cijfers worden data op het moment dat ze ergens betrekking op hebben (9 is een getal, een 9 voor je tentamen is een wereldprestatie) en data worden informatie op het moment dat zij in context staan (een 9 voor het tentamen, terwijl alle anderen onvoldoende scoren is anders dan als de rest allemaal een 10 heeft).
In mijn trainingen refereer ik graag aan Deming, maar ik bemerk dat hij steeds meer introductie behoeft: Samen met Joseph Juran was hij de grote kwaliteitsgoeroe van de vorige eeuw. Van huis uit is hij statisticus en gelukkig een van de praktische soort. Hij bouwde een managementmethode die van het standpunt uit gaat dat organisaties in eerste instantie kwaliteit moeten leveren aan de afnemers van hun diensten en producten. De manager moet ervoor zorgen dat zijn medewerkers in staat zijn te excelleren (lees: kwaliteit te leveren). Om te kunnen excelleren is diepgaande kennis van het proces en het product/de dienst nodig en dus de juiste data.
“Deming vraagt zich af hoe een medewerker ooit kan verbeteren als hij/zij de relevante informatie mist.”
Wat zie ik nu veel in de praktijk? Managers die moeten beslissen op basis van dashboards. Hier zitten verschillende problemen aan waarvan ik er twee noem: Ten eerste blijft dat dashboard vaak bij de manager en komt het niet tot het niveau van de medewerker. Deming vraagt zich af hoe een medewerker ooit kan verbeteren als hij/zij de relevante informatie mist.
Ten tweede mist de context vaak op het dashboard. De gepresenteerde cijfers staan maar al te vaak geïsoleerd weergegeven, terwijl het relatief eenvoudig is om door middel van trends context te geven. Dan wordt data informatie.
Ik help veel controllers bij het verbeteren van hun managementrapportages. Vaak zijn het deelnemers van mijn training Storytelling met Data. Zij blijken in staat hun data op een aantrekkelijke manier te vertalen naar informatie. Hierdoor hoeven de beslissingsmakers minder te vertrouwen op de verhalen (vertrouwen doen we immers alleen in God), maar hebben nu relevante gegevens waarmee ze verder kunnen. Maar let op, beste managers! Deming leert u dat u de data alleen effectief kan gebruiken in combinatie met diepe kennis van de processen en de mensen die daar in werken.
Martijn Molenaar is trainer Lean Six Sigma en Storytelling met Data bij BECIS | DIOR. Daarnaast is hij mede-oprichter van Lean Nederland. Heb je naar aanleiding van deze column vragen? Neem dan contact op met Martijn via martijn@leannederland.nl