Casper Dasselaar | Adviseur
“Informatiegedreven werken, daar moeten we wat mee!” Een dergelijke kreet heb je vast weleens voorbij horen komen. Maar waarom zou je als organisatie daadwerkelijk iets met informatiegedreven werken ‘moeten’ doen? Informatiegedreven werken draagt bij aan het geven van sturing door het systematisch verzamelen, beheren, analyseren en interpreteren van data. Veel organisaties willen daarom graag aan de slag met informatiegedreven werken, maar vaak weet men nog niet concreet wat en hoe. Het afgelopen jaar heb ik samen met een projectgroep gewerkt aan het ontwikkelen van een aanpak om informatiegedreven werken binnen organisaties te implementeren. Hieronder vertel ik je graag meer over deze aanpak.
Op deze manier wordt informatiegedreven werken ingezet om de organisatie echt verder te helpen. Om te beginnen maken we bij BECIS | DIOR gebruik van het volgende conceptueel model:
In dit model beschrijven we het proces van informatiegedreven werken, waarbij we beginnen bij de doelstellingen om vervolgens verschillende soorten analyses toe te kunnen passen. Wij zijn bij BECIS | DIOR voornamelijk gespecialiseerd in beschrijvende, diagnosticerende en voorschrijvende analyses.
Om informatiegedreven te gaan werken hebben wij bij BECIS | DIOR een viertal stappen (oftewel bouwstenen) ontwikkeld: heldere doelstellingen, informatie op orde, informatie inzichtelijk maken en implementatie. Deze vier bouwstenen vormen gezamenlijk de ruggengraat van de aanpak die BECIS | DIOR aanbiedt. In de afbeelding hiernaast staan per bouwsteen een aantal tools die ingezet kunnen worden om informatiegedreven werken te realiseren.
Afhankelijk van waar de organisatie zich bevindt, moeten de bouwstenen doorlopen worden. Als een organisatie bijvoorbeeld al concrete doelstellingen heeft of als de informatie al goed op orde is, kan de organisatie sneller door de stappen lopen.
De eerste stap om informatiegedreven te gaan werken is om heldere doelstellingen op te stellen. Wat wil je als organisatie bereiken met informatiegedreven werken? Het is essentieel generieke doelstellingen door te vertalen naar concrete doelstellingen en hier vervolgens Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) aan te koppelen. Hiermee maak je de doelstellingen meetbaar, waarop je als organisatie door middel van informatie kan gaan sturen.
“Garbage in, garbage out”. Je kunt veel met informatiegedreven werken, maar als de informatie op basis waarvan je werkt van slechte kwaliteit is, heb je er weinig aan. Een goede informatiehuishouding is dus een belangrijke voorwaarde om informatiegedreven werken effectief in te kunnen zetten. In deze stap brengen we de informatie en data binnen de organisatie op een duurzame manier in goede, geordende en toegankelijke staat, zodat het gebruiksklaar is om informatiegedreven te werken.
Nadat (een deel van) de informatie op orde is, is het tijd om betekenis te geven aan de informatie door het inzichtelijk te maken. Hierbij is het gebruik van visuele weergaven, zoals dashboards met grafieken, tabellen of geografische kaarten erg waardevol, aangezien het de informatie tot leven brengt. Afhankelijk van de doelstellingen en KPI’s kijken we hoe de informatie het best inzichtelijk gemaakt kan worden. Dit kan bijvoorbeeld in Excel of door middel van visualisatietools zoals Power BI.
Om de stappen richting informatiegedreven werken succesvol te doorlopen is het van groot belang dat het goed geïmplementeerd wordt. We hebben hier onze expertise op het gebied van implementatie, waarin wij de gebruiker centraal stellen, toegepast op alle stappen in het proces. Hierbij is het belangrijk draagvlak te creëren en de doorgevoerde veranderingen te consolideren. We maken onderscheid in implementatie op operationeel, tactisch en strategisch niveau en gebruiken per niveau verschillende implementatiemethoden, zoals onze eigen Gebruikersadoptiecyclus, serious gaming, de ADKAR-methode en het Kottermodel.
Met dit model kunnen we vanuit BECIS | DIOR helpen informatie in je voordeel te laten werken, ongeacht het volwassenheidsniveau op het gebied van informatiegedreven werken. In combinatie met onze expertise op het gebied van implementatie zorgen we er hiermee voor dat informatiegedreven werken ingebed kan worden in de organisatie. Op deze manier helpen we je van “informatiegedreven werken, daar moeten we wat mee!”, naar “informatiegedreven, daar doen we wat mee!”
Heeft jouw organisatie behoefte aan meer overzicht van bijvoorbeeld de status van projecten? Dat kan, met ons Dashboard Open op Orde. Hiermee houd je overzicht op de status van alle projecten binnen je organisatie. Zo krijg je in één oogopslag meer inzicht, waardoor je kunt focussen op sturen in plaats van signaleren. Het dashboard is specifiek ontwikkeld voor Open op Orde, maar is met een aantal aanpassingen ook te gebruiken bij andere programma’s. Onze adviseurs begeleiden bij de eerste invulling van het dashboard om zeker te weten dat alles naar wens is. Ook kunnen onze adviseurs worden ingeschakeld voor het uitvoeren van nieuwe metingen. Zo zorgen wij niet alleen voor inzicht, maar ook voor consistentie. Met het dashboard Open op Orde bieden wij een overzichtelijke oplossing voor complexe monitoring.
Heb je vragen over onze dienstverlening of wil je met ons in gesprek? Neem contact op met onze Business Developer Fiona van Leeuwen via 06-57 79 06 97 of mail naar fionavanleeuwen@becis.nl.