Alana Looise | Adviseur
Er zijn veel theorieën beschikbaar over verandermanagement. Maar hoe zien veranderingen er in de praktijk uit? Als adviesbureau kunnen we het niet bij alleen de theorie houden. Om een beeld te geven van hoe een verandertraject eruit kan zien, sprak ik met Rob Eenink en Maura van Strijp van het Instituut voor Wetenschappelijk Onderzoek Verkeersveiligheid (SWOV). In 2021 hebben we samen een traject doorlopen om Microsoft 365 (M365) verder te implementeren in de organisatie. Rob vertelt: “Omdat wij een onderzoeksinstelling zijn, werken wij net wat anders dan overheden of bedrijven die gericht zijn op winst. We zochten een organisatie die ons zou begrijpen. Dat was niet makkelijk te vinden, maar het is met BECIS | DIOR wel gelukt.” Maura vult aan: “Het was een goede, pragmatische match tussen onze organisaties.”
Zoals bij veel organisaties het geval was, werd er sinds het uitbreken van de Coronapandemie in 2020 gebruik gemaakt van Microsoft Teams, vanwege de mogelijkheid om videovergaderingen te houden. Daarnaast werd al een aantal andere applicaties van M365 gebruikt. Het doel van het project was om een meer uniforme werkwijze te creëren in het gebruik van digitale samenwerkingsvormen, met een moderne, digitale werkplek. Rob vertelt: “Er was een echte noodzaak om dit verandertraject aan te gaan. We moesten thuis werken en de verandering omarmen. Mede omdat dat gelukt is, werken we nu nog steeds vaak hybride.”
Dit soort verandertrajecten voert BECIS | DIOR uit vanuit de gebruikersadoptiecyclus. We analyseren op welk punt van het traject de organisatie staat. Hiervoor gebruiken we de opdracht die we meekrijgen en gaan we in gesprek met verschillende stakeholders in de organisatie. Zo weten we op welke manier we de medewerkers het beste kunnen meenemen in de verandering.
Na de eerste analyse bij de SWOV zagen we dat we moesten starten in de definitiefase. Inhoudelijk moesten we met elkaar definiëren hoe de nieuwe inrichting van M365 er precies uit zou gaan zien. Om dat goed te organiseren hebben we een werkgroep gevormd waarmee we hebben besproken hoe we M365 technisch zouden inrichten. Maura vertelt: “Het hielp een hoop dat jullie door middel van een visualisatie inzichtelijk hebben gemaakt welke applicaties we nu gebruiken en voor welke doeleinden. Met daarbij een voorstel hoe we dat in de toekomst zouden kunnen doen.” Een voorstel voor een nieuwe inrichting van Microsoft Teams is getest met een groep key-users, een groep medewerkers die alle afdelingen van de organisatie vertegenwoordigen en een ambassadeursfunctie hebben.
Nadat de nieuwe werkwijze gedefinieerd is, zijn we aan de uitvoeringsfase begonnen. Hierin legden we de medewerkers uit wat de nieuwe werkwijze inhoudt, waarom deze gemaakt is en wat er van hen verwacht werd. Bovendien faciliteerden we het ontwikkelen van de benodigde vaardigheden. We hebben trainingen gegeven in het gebruik van Teams, zodat mensen de nieuwe inrichting kunnen zien en leren hoe zij deze moeten gebruiken. Hiervoor hebben we een onderscheid gemaakt tussen beginnende en ervaren gebruikers.
Bovendien hebben medewerkers de mogelijkheid gekregen om te leren op de manier die zij het fijnst vinden. “Je hebt het mis als je denkt dat het voldoende is om mensen op cursus te sturen en dat het dan wel goed komt. Het type cursus moet wel met jou matchen en je moet het kunnen toepassen in je werk.” vertelt Rob. Dat is precies de filosofie die bij BECIS | DIOR gehanteerd wordt. We kijken naar wat medewerkers nodig hebben en wat voor hen werkt. Daarom hebben we naast de live training ook instructievideo’s, een handleiding en een e-learning gemaakt die de medewerkers als naslagwerk kunnen gebruiken.
Om het traject goed af te ronden, hebben we na twee maanden een evaluatiesessie met de werkgroep ingepland. Hierin hebben we gekeken naar wat er goed ging tijdens het traject, hoe het er nu voor staat en welke punten er in de toekomst nog door de SWOV zelf konden worden opgepakt. Maura geeft aan dat de key-userstructuur inmiddels niet meer bestaat. “We hebben laatst een enqûete gehouden. Daaruit bleek dat vragen over M365 op te veel verschillende plekken terecht kwamen. Daarom heeft nu één persoon de rol van vraagbaak voor alles omtrent MS Teams . Daarnaast hebben we een FAQ waar mensen elkaar ook kunnen helpen. En we zijn nu zelf ook video’s en handleidingen aan het maken over de onderdelen die extra aandacht behoeven.”
Tot slot geeft Rob het volgende aan: “Niet alles wat we bij aanvang van het project voor ogen hadden bleek mogelijk, maar de externe hulp heeft ons echt verder gebracht. Alleen hadden we dit traject niet kunnen doorlopen. We hadden deze samenwerking met experts nodig. In de eerste plaats voor de extra kennis om de zaken goed te regelen. En in de tweede plaats als gezaghebbende partij die onze medewerkers vanuit hun expertise meenam in de verandering.“
Kan jouw organisatie ook een helpende hand gebruiken bij de implementatie van een nieuw systeem? Wij bieden je die graag aan. Wij zijn BECIS | DIOR, hét adviesbureau en opleidingsinstituut op het gebied van informatiemanagement.
Ga voor meer informatie over de gebruikersadoptiecyclus naar onze website of neem contact op met Fiona van Leeuwen via 06-57790697.