“Het Reisplan is de strategische agenda van BECIS | DIOR voor de komende drie jaar. Ons vakgebied informatie- en verandermanagement staat vol in de aandacht. Wij ondervinden veel invloed van ontwikkelingen in de wetgeving, maatschappij, digitalisering en wat er politiek-bestuurlijk op de agenda staat. Dat betekent dat wij goed moeten nadenken over hoe we in de toekomst onze opdrachtgevers kunnen helpen met hun informatievraagstukken. We onderzoeken welke trends en ontwikkelingen in het vakgebied op ons afkomen. Op basis daarvan kijken wij hoe we onze dienstverlening de komende jaren verder gaan ontwikkelen. De resultaten daarvan staan in het Reisplan, onder andere op het gebied van verandermanagement.”
“Je kan informatieprocessen en informatiesystemen heel mooi inrichten, maar uiteindelijk is het werken bij de overheid mensenwerk. Het staat of valt bij wat mensen doen en of zij uit de voeten kunnen met de processen, systemen en informatie die ze tot hun beschikking hebben. Je zult ze vanaf het begin moeten betrekken en helpen om ervoor te zorgen dat alles goed voor hen werkt. Dat is ook de visie van BECIS | DIOR. Vanuit onze eigen expertise willen we het informatiemanagement goed regelen, waarbij de gebruiker centraal staat. Per definitie heb je dan aandacht voor de mens nodig en dus voor het veranderkundige aspect.”
“Waar we nu al heel goed in zijn, is implementatie en adoptie. Dus als er een nieuwe wet ingaat zoals de Wet open overheid of een organisatie gaat op een nieuwe manier werken, dan zorgen wij ervoor dat iedere medewerker daarin mee wordt genomen. We maken duidelijk waarom het gebeurt en we leren ze hoe ze het moeten uitvoeren. We trainen, ondersteunen en halen weerstand weg zodat de verandering landt bij de medewerkers zoals deze bedacht is. Dat doen we op medewerkersniveau. Daarnaast denken we op organisatieniveau mee over hoe je zo’n verandering vormgeeft en waar je op moet letten.”
“We focussen met het Reisplan 2023-2026 op twee deelthema’s: enerzijds gebruikersadoptie en informatiebewustzijn, anderzijds in strategisch verander- en informatiemanagement.”
“Op dit vlak richten we ons op drie dingen: inclusief ontwikkelen, informatiebewustzijn en het vergroten van onze veranderkracht.
Voor inclusief ontwikkelen gaan we aan de slag met onze service design aanpak. Dit houdt in dat we bij het inrichten van processen en systemen de gebruikersbehoefte centraal stellen door klantreizen op te stellen samen met de gebruiker. In zo’n klantreis kijk je bijvoorbeeld naar: Op welk moment heb je welke behoefte? Hoe voel je je daar dan bij? Hoe zou je door zo’n proces heen willen lopen? Die reis stellen we vervolgens centraal in de inrichting van het proces of systeem. Zo kunnen we samen met de doelgroep vormgeven aan de verandering en niet van bovenaf.
In het verleden zag je dat informatieprofessionals zich vooral richtten op de informatieafdelingen van een organisatie. Dan leerden we bijvoorbeeld de DIV-afdelingen op een nieuwe manier te werken. Dit gebeurt nog steeds. Maar wat je nu ziet met Open op Orde, is dat ook de ‘gewone’ medewerker verstandig met informatie om moet gaan. Die is zich daar alleen niet altijd even bewust van. We noemen dat informatiebewustzijn. Daarvoor ontwikkelen we een product waarmee leidinggevenden gerichte tips krijgen over hoe ze het informatiebewustzijn onder hun medewerkers kunnen vergroten. Daarin passen we de kennis die wij hebben van gebruikersadoptie toe om ook de gewone medewerker bewust te maken van diens rol in het goed omgaan met overheidsinformatie.
Verder gaan we onze veranderkracht vergroten door meer in te zetten op kennis van gedrag. Implementatie- en adoptietrajecten binnen de overheid gaan immers altijd over gedrag. Als je meer begrijpt van hoe mensen werken, kan je ze positief beïnvloeden en duurzamere resultaten behalen. Daarom zetten wij gedragskennis steeds vaker in om effectiever veranderingen door te voeren.”
“Er wordt steeds meer verwacht dat we strategisch meedenken in processen. Op dit vlak zit namelijk een behoorlijk gat tussen de marktvraag en het aanbod op de arbeidsmarkt voor overheidsorganisaties. Wij geloven dat we goed uitgerust zijn om daar een rol in te spelen. We willen daarom onze propositie duidelijker neerzetten: BECIS | DIOR kan organisaties helpen met het opstellen van een visie, strategie en beleid op het gebied van informatie en hun medewerkers daarin meenemen.”
“De basis is dat wij binnen BECIS | DIOR onze dienstverlening door ontwikkelen met behulp van interne projecten. Iedereen die als adviseur werkt bij ons heeft de mogelijkheid om hieraan mee te werken. Zo gebruiken we de kennis die we in het veld opdoen en die onze adviseurs van zichzelf meenemen om onze dienstverlening te ontwikkelen.
Daarnaast zoeken we samenwerking met partijen die al verder zijn dan wij. Moderne dienstverlening betekent ook dat je partnerschappen gebruikt om te komen waar je moet zijn. We maken gebruik van frisse blikken, bijvoorbeeld van de universiteit. Zo hebben we een stagiaire die de businesscase bouwt over nudging: wat is het? Hoe kan je het verstandig toepassen op verandertrajecten? En hoe zou dat er binnen onze dienstverlening uit kunnen zien? Daarbij proberen we van buiten naar binnen te werken. We vinden het wiel niet zelf uit, maar samen met andere partijen werken we aan het vergroten van de veranderkracht.
Wat ons Reisplan verder echt anders maakt dan de strategische agenda van andere organisaties, is dat we dit Reisplan met de hele organisatie hebben gemaakt. Het is niet vanuit een ivoren toren bedacht. Ik heb 140 collega’s die elke dag in het veld rondlopen en zien hoe de wereld in elkaar zit en verandert. Zij brengen allemaal kennis mee. Het is toch zonde als je dat niet benut? Bovendien is door deze aanpak het Reisplan van ons allemaal.”
“Als adviesbureau heeft BECIS | DIOR vooral een hoop kennis in huis. Maar er zijn ook een aantal concrete tools te benoemen. We hebben de gebruikersadoptiecyclus, een aanpak die we zelf hebben ontwikkeld. Hiermee nemen we gebruikers mee in een verandering. Dat begint met een nulmeting om te zien welke gebruikerstypes er zijn en hoe je hen per doelgroep het best kan helpen. En er zit natuurlijk ook een stukje borging in. Het is een bundeling van al onze opgedane kennis en ervaring in één aanpak voor het op een goede manier implementeren van een verandering.
Ook hebben we innovatieve middelen. Sinds het vorige reisplan hebben we meerdere e-learnings ontwikkeld. Hiermee kan je gebruikers op een moderne manier kennis laten opdoen. De E-learnings maken we op maat voor de klant, over allerlei mogelijke onderwerpen, van de Wet open overheid tot het gebruik van Microsoft Teams. Daarnaast hebben we een bordspel ontwikkeld wat door middel van opdrachtkaarten de medewerkers stimuleert om met elkaar in gesprek te gaan. Zo kunnen ze het hebben over de verandering en hoe ze daar vorm aan kunnen geven, en over welke dilemma’s ze tegenkomen en hoe ze elkaar daarmee gaan helpen.”