Door Eline Laan (adviseur)
Sinds november 2020 biedt BECIS | DIOR anonimiseersoftware aan. De software is ontwikkeld door OCTOBOX Nederland, dat al jarenlang ervaring heeft met de software en de markt. OCTOBOX Nederland focust op het maken van software waarmee de verbinding tussen de mens en de overheid verbeterd wordt en de informatiedruk binnen organisaties wordt verlaagd. Tijd om Harry Steenhuisen (directeur) en Gloria van Breukelen (sales consultant) enkele vragen over de software te stellen.
Kunnen jullie iets vertellen over de achtergrond van de anonimiseersoftware. Waar komt de anonimiseersoftware vandaan?
Harry vertelt: “Met OCTOBOX Nederland verzorgen we al jaren digitaliseringsprojecten binnen de overheid. Wij zagen een aantal ontwikkelingen omtrent de Wob/Woo en de AVG. Enerzijds verplicht de Wob (en tegenwoordig de Woo) de overheid om documenten en informatie openbaar te maken. Anderzijds verplicht de AVG-wet de overheid om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan en – in het kader van privacy – geen persoonsgegevens openbaar te maken. Dit betekent dat bijvoorbeeld BSN-nummers, mailadressen of NAW gegevens verwijderd moeten worden in openbare documenten. Wij zagen dat door de komst van deze twee grote wetten de werkdruk bij organisaties groeide. Wanneer een Wob verzoek binnenkomt, is vaak de hele organisatie in rep en roer, omdat op dat moment vele duizenden bestanden geanonimiseerd moeten worden. Organisaties gaan dan handmatig aan de slag om de veelheid aan bestanden te anonimiseren. In de praktijk betekent dit het handmatig ‘aflakken’ van persoonsgegevens in elk afzonderlijk bestand. Hier gaat heel veel tijd in zitten en is een foutgevoelig klusje. Dit kost de organisatie (onnodig) veel tijd en geld en het is voor de medewerkers ook niet het meest inspirerende werk om te doen. Als OCTOBOX hebben wij hierop ingespeeld door de anonimiseersoftware te ontwikkelen.”
Je mag informatie opvragen over het handelen van de overheid. Je maakt dan gebruik van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en dient een Wob-verzoek in bij de organisatie waarvan je informatie wilt ontvangen.
De Wet open overheid (Woo) is een initiatiefwet uit 2012, die tot doel heeft om overheden en semi-overheden transparanter te maken. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is.
Als de Woo van kracht wordt, vervangt deze wet de Wob (Wet openbaarheid van bestuur). Het grote verschil tussen het initiatiefwetsvoorstel Woo en de huidige Wob betreft de actieve openbaarmaking van overheidsinformatie. Voor passieve openbaarmaking (openbaarmaking op verzoek) volgt dit initiatiefwetsvoorstel vrijwel geheel de Wob.
Bronnen: Rijksoverheid en Digitale Overheid
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) (Engels: General Data Protection Regulation (GDPR)) is een Europese verordening (dus met rechtstreekse werking) die de regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en overheidsinstanties in de hele Europese Unie standaardiseert. Het doel is niet alleen om de bescherming van persoonsgegevens binnen de Europese Unie te garanderen, maar ook om het vrije verkeer van gegevens binnen de Europese interne markt te waarborgen. De verordening geldt wereldwijd voor alle ondernemingen en organisaties die persoonsgegevens bijhouden en verwerken van natuurlijke personen in de Europese Unie, onafhankelijk of er al dan niet betaald wordt voor diensten of producten.
De verordening verving de databeschermingsrichtlijn uit 1995. Die sloot niet meer aan op de huidige digitale wereld. De AVG is in mei 2016 in werking getreden. Organisaties kregen tot 25 mei 2018 de tijd om hun bedrijfsvoering met de AVG in overeenstemming brengen. De maximale boete is 20 miljoen euro of 4% van de jaarlijkse wereldwijde omzet in het geval van een onderneming, waarbij de hoogste variant geldt.
Bron: Wikipedia
Wat kan de anonimiseersoftware betekenen voor organisaties?
Gloria vervolgt: “Het doel van de overheid is altijd om de burger zo goed en zo snel mogelijk te bedienen. Daarbij verplicht de Woo overheidsorganisaties om de informatie binnen 14 dagen na ontvangst actief openbaar te maken. De anonimiseersoftware maakt het mogelijk om razendsnel vele duizenden documenten – grotendeels automatisch – te anonimiseren. Aangezien het aflakken grotendeels automatisch gebeurt, worden doorlooptijden korter en voorspelbaarder. Daarbij worden menselijke fouten ook minder snel gemaakt, omdat de mens in dit concept slechts de controleur is. Hierdoor wordt een anonimiseerproces in plaats van een arbeidsintensief klusje ineens een stukje interessanter!”
Hoe werkt de anonimiseersoftware precies?
Gloria: “Het proces begint met het verzamelen van alle documenten die geanonimiseerd moeten worden. Dit kunnen uiteenlopende bestanden zijn, zoals Word-, Excel-, of PFD-bestanden, e-mails of foto’s. De software classificeert, sorteert en ontdubbelt de documenten. De te anonimiseren documenten worden daarna door middel van OCR (Optical Character Recognition) gelezen: de software gaat op zoek naar de te anonimiseren termen.
Gloria vervolgt: “Van tevoren wordt samen met de klant afgesproken waar de software naar moet zoeken. Zo kan de software bijvoorbeeld zoeken naar specifieke woorden en termen, of naar standaard termen, zoals het BSN, postcodes, voor- en achternamen etc. Daarbij kunnen specifieke weigeringsgronden meegegeven worden, zodat inzichtelijk gemaakt wordt waarom een dergelijke term is afgelakt.
Wanneer dit goed is afgesproken en de software op zoek is gegaan naar de te anonimiseren teksten, wordt een bericht gestuurd naar de behandelaar van het dossier. De behandelaar van het dossier gaat dan via het (heel gebruiksvriendelijke!) validatiescherm bekijken of de software alle woorden juist gemarkeerd heeft. Ook kan de behandelaar zelf nog velden toevoegen.
Het resultaat is een geanonimiseerd dossier, waarin alle woorden en teksten die automatisch of handmatig geanonimiseerd werden, definitief vervangen zijn door een zwarte balk. Weg is ook echt weg. In de zwarte balk kan eventueel de weigeringsgrond nog worden weergeven.”
Is de software makkelijk te gebruiken?
Gloria: “Zeker! Wij vinden het heel belangrijk om software te maken die gebruiksvriendelijk is voor elke gebruiker. Een systeem wat niet werkt voor mensen, is geen werkend systeem. Daarom hebben wij geïnvesteerd in een gebruiksvriendelijk validatiescherm. Het validatiescherm bestaat uit knoppen, die makkelijk te lezen en bedienen zijn. Er komt dus geen programmeren aan te pas.
De techniek draait op de achtergrond en als gebruiker hoef je de bestanden slechts te controleren. Hierdoor wordt het als gebruiker mogelijk te focussen op de inhoud: welke gegevens mogen niet publiekelijk gedeeld worden?”
Hoe reageren organisaties waar de anonimiseersoftware succesvol geïmplementeerd is?
Harry: “Wij leveren al jaren intelligente software aan de overheid en hebben onlangs ook een project in de zakelijke markt afgerond. Een aantal van onze klanten is nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling van de anonimiseersoftware. Hierdoor sluit onze software perfect aan bij de processen en is het draagvlak bij gebruikers zeer groot.”
Gloria vervolgt: “Alle klanten waar we deze software introduceren zijn erg enthousiast. Het is makkelijk in gebruik, ook voor niet-technische mensen, heel gebruiksvriendelijk en de mensen zijn vooral erg blij dat ze niet meer zo lang bezig zijn met een dossier; waar ze voorheen soms wel 3 weken aan een dossier kwijt waren met handmatig aflakken, zijn ze met onze software in 2 dagen klaar.”
Wat vinden jullie van de samenwerking met BECIS | DIOR?
Harry: “Een voorwaarde voor een succesvolle samenwerking als deze is hetzelfde als de vorming van een sterrenteam. Er is absoluut vertrouwen in elkaar, de rolverdeling is glashelder en je weet elkaar altijd feilloos te vinden. En tenslotte niet onbelangrijk, iedereen is gedreven om te winnen! Doordat we al jaren samenwerken en samen zowel moeilijke als glansrijke wedstrijden hebben gespeeld, weet ik zeker dat we nu een winnend team hebben!”
Directeuren van BECIS | DIOR Robert Bos en Hans Cordfunke heffen samen met directeur van OCTOBOX Harry Steenhuisen het glas op de samenwerking en lancering van de BECIS | DIOR Anonimiseersoftware