-
1. Cover editie 6
-
2. Voorwoord _editie 6
-
3. Reisplan
-
4. Stel de gebruiker centraal
-
5. Gebruikeradoptie
-
6. Gebruiker Centraal
-
7. Tips van Erik
-
8. Digitaal samenwerken
-
9. Colofon6
Bij het invoeren van Office 365 komt veel kijken. Leontien Hogeweg en Janneke Kromkamp coachten bij onder andere gemeente Den Haag de invoering van Office 365 en Digitaal Samenwerken. Samen hielpen zij meer dan achtduizend medewerkers over te stappen naar deze nieuwe manier van werken. Eerst brachten zij de techniek op orde, vervolgens namen zij de functionele inrichting van SharePoint onder de loep en tot slot begeleidden zij de medewerkers naar de nieuwe manier van werken. Aan de hand van zeven vragen vertellen Leontien en Janneke hoe dit traject is verlopen.
Leontien Hogeweg en Janneke Kromkamp
Is het een goed idee als organisaties Office 365 willen gaan gebruiken?
Janneke: Ja, dat is een goed idee. Er zijn veel redenen waarom je als organisatie moet overgaan naar Office 365. Medewerkers worden steeds mobieler, werken overal en gebruiken daar verschillende apparaten voor. Zij functioneren veel in teams en het merendeel van de werktijd besteden zij aan samenwerken. Dan is het handig dat zij kunnen werken met moderne samenwerkingsmiddelen, zoals Office 365, waarmee ze altijd bij hun documenten kunnen en snel kunnen afstemmen met hun teamgenoten. Het is fijn als je daarvoor niet eerst naar kantoor hoeft te gaan.
Leontien: Daarnaast zien we dat medewerkers Office 365 relatief eenvoudig kunnen gebruiken. We hebben teams gezien die in zeer korte tijd alle mogelijkheden van Office 365 omarmden. Zij probeerden ook van alles uit. Office 365 ondersteunt de informele en creatieve processen namelijk beter dan de traditionele applicaties.
Is Office 365 wel veilig? Hoe kijken jullie daarnaar?
Janneke (hier rechts op de foto of hierboven als je op je mobiel leest): Bij de gemeente Den Haag hebben we een uitgebreid onderzoek gedaan naar de veiligheid van het gebruik van Office 365. Het komt erop neer dat Office 365 zélf veilig genoeg is. De data staan altijd opgeslagen in Europa, dat is erg belangrijk voor gemeenten. Wel moesten we een aantal extra maatregelen nemen in de Haagse omgeving, zoals het instellen van tweefactorauthenticatie en de invoering van dataclassificatielabels. De organisatie en de mensen zelf blijken in de praktijk de zwakste schakel. Microsoft heeft een uitgebreid palet aan mogelijkheden om je optimaal te beveiligen.
Waarmee moet je rekening houden als je aan de slag gaat met Office 365?
Leontien: Als je nog gewend bent aan traditionele applicaties die op locatie staan, dus bij jouzelf in de kelder, dan is de overstap naar Office 365 een hele omslag. Je bent dan in feite ‘overgeleverd’ aan wat Microsoft voor je bedenkt. Je neemt een abonnement af en gebruikt alles standaard. Je kunt er niet je eigen draai aan geven, behalve misschien wat zaken zoals je eigen huisstijl en kleuren toevoegen. Verder moet je er echt voor zorgen om alles zo standaard mogelijk te laten.
Janneke: Ook je hele beheerorganisatie verandert door de overstap. Microsoft doet het technisch beheer voor je. Dit betekent niet dat er voor jou minder werk is; het is vooral ánder werk. Microsoft voert updates door en jij moet zorgen dat je vooraf beoordeelt of de desbetreffende update impact heeft op je medewerkers. Zo ja, dan moet je ze daarop voorbereiden. Feitelijk heb je hier een samenspel tussen applicatiebeheer, functioneel beheer, informatiebeheer en security. Wat je vanuit het ene perspectief prima vindt, vind je misschien vanuit andere overwegingen weer geen goed idee.
Office 365 is erg uitgebreid. Waarmee zouden jullie het eerst aan de slag gaan en waarom?
Leontien: Dat hangt af van hoe een organisatie in elkaar zit. Hoe wil je werken, hoe belangrijk vind je dat er een eenduidige manier van opslag van documenten is, hoeveel privacygevoelige informatie heb je? Op dit moment starten veel organisaties met Microsoft Teams. In Teams kun je heel eenvoudig samenwerken, informatie uitwisselen, documenten delen, met elkaar chatten en videobellen. Medewerkers vinden dit over het algemeen een eenvoudige functionaliteit die goed voorziet in de behoefte om samen te werken. Nadeel is dat Teams de neiging heeft om snel een rommeltje te worden, met heel veel teams en ‘channels’. Overal staan documenten en er zijn veel verschillende rechten waardoor documenten niet langer beschikbaar zijn voor de hele organisatie. Dit hoeft geen probleem te zijn, het hangt echt af van wat voor organisatie je bent en hoe belangrijk het is om documenten en informatie beschikbaar te hebben voor iedereen binnen de organisatie.
Janneke: Het hangt er ook vanaf met welk Officepakket je werkt. Bij gemeente Den Haag moesten we een upgrade doen van Outlook 2010 naar Outlook Pro Plus. Dit was nodig om de migratie van Exchange naar Exchange Online mogelijk te maken. Daar zagen we dat werken met deze nieuwe Outlookversie voor sommige doelgroepen nog best lastig is.
Tot zover de techniek. Hoe pak je de invoering aan en hoe neem je de mensen daarin mee?
Janneke: De invoering van de nieuwe manier van werken is een kunst op zich. Wij maken een onderscheid in de manier van invoeren, de digitale vaardigheden en de training en begeleiding van medewerkers.
Leontien (hier rechts op de foto of hierboven als je op je mobiel leest): Onze implementatieaanpak is erop gericht om gedifferentieerd en per dienst uit te rollen. Als je een kleine organisatie hebt, kun je veel in één keer doen. Het gaat erom hoe je aan het stuur blijft en de mogelijkheid creëert om snel bij te sturen. Bij gemeente Den Haag hebben we meer dan achtduizend medewerkers begeleid bij de nieuwe manier van werken. Je begrijpt dat we hier voor een meer gefaseerde aanpak kozen dan we zouden doen bij een organisatie met vierhonderd medewerkers.
Janneke: Het scheelt enorm als de digitale vaardigheden van de medewerkers op een redelijk goed niveau zijn. Dan kunnen de medewerkers meer nieuwe functionaliteiten achter elkaar aan. Toch zien we nog vaak dat de digitale vaardigheden en de digitale ‘mindset’ van medewerkers aandacht behoeven. We doen dit onder andere door, voorafgaand aan implementatie, de digitale vaardigheden van de medewerkers te meten. Hierdoor weten we exact aan welke onderwerpen we extra aandacht moeten besteden bij de training en begeleiding van de medewerkers.
Leontien: Als je iedereen naar dezelfde training stuurt, vervelen de zeer vaardigen zich, terwijl de minder vaardigen onvoldoende aan bod komen. Dat is zonde van de tijd en het geld.
Hoe kijken jullie naar de training van de medewerkers?
Janneke: Zoals Leontien al zegt, het is niet ‘one size fits all’. Je zult moeten nadenken over wie je wel en wie je niet traint. Wie kan het zelf en wie heeft extra hulp nodig? Ik geloof ook erg in persoonlijke begeleiding op de werkplek. In mijn ervaring leer je het meest als je geholpen wordt terwijl je aan het werk bent.
Leontien: Dat vind ik ook. Met alleen een e-learning kom je er niet. Mensen geven vooraf vaak aan dat ze graag online leren, maar eerlijk gezegd geloof ik niet dat e-learning voldoende is om de nieuwe manier van werken goed over de bühne te krijgen. Althans, niet bij iedereen. Zorg dat je de organisatie met je project de juiste gereedschappen biedt om met Office 365 aan de slag te gaan. En pas hieruit per situatie de juiste middelen toe om alle medewerkers zo goed mogelijk te begeleiden.
Wat is jullie tip voor organisaties die starten met de invoering van Office 365?
Janneke: Test alles vooraf goed. Niets is zo irritant als techniek die niet werkt zoals het moet. Er is een goede basis nodig, zowel functioneel als technisch, waarop je vervolgens kunt doorbouwen.
Leontien: Betrek het management bij de veranderingen. Zorg dat zij overtuigd zijn van het nut en de noodzaak van de invoering en dat zij samen met jou het verhaal op een positieve manier naar de organisatie uitdragen.
Speciaal voor UPGRADE-lezers geven Leontien en Janneke een interactieve workshop ‘Aan de slag met Office 365’!