Een blog van Jeroen Robat | senior projectmedewerker informatiebeheer bij BECIS | DIOR
Het eerste waar ik aan denk bij duurzame toegankelijkheid, is een ervaring van lang geleden, nog in de vorige eeuw. Voor een onderzoek bestudeerde ik in het Instituut voor Sociale Geschiedenis spotprenten in tijdschriften van kort na de Eerste Wereldoorlog. Die zijn direct toegankelijk, maar wel met fysieke beperkingen. Zo stonden de tekeningen niet in de inhoudsopgave vermeld en moest ik ze zoeken. Bij elke bladzijde die ik omsloeg, raakten kleine snippertjes los vanwege de slechte kwaliteit van het papier. Het was duidelijk dat maar een klein aantal mensen direct toegang tot deze tijdschriften kon krijgen voordat ze voor altijd tot stof zouden vergaan.
Gelukkig kunnen we oude tijdschriften, kranten en boeken tegenwoordig raadplegen op www.delpher.nl en op websites van archiefdiensten. Je hoeft ze niet meer aan te raken: ze zijn digitaal toegankelijk in de vorm van perfect gescande foto’s en soms nog beter leesbaar dan het origineel. Ook eindeloos bladeren is niet meer nodig. Met een razendsnelle zoekmachine vind je in minder dan een seconde precies wat je gevraagd hebt. Zo zijn digitale kranten een nieuwe bron van historische kennis geworden, want handmatig onderzoek kost zoveel tijd dat dit voor onderzoek nauwelijks een optie is. Digitaliseren heeft hier duurzame toegankelijkheid mogelijk gemaakt.
Maar wat is duurzame toegankelijkheid nu precies? De volgende definitie op Nora online geeft op deze vraag een duidelijk antwoord: “Duurzame toegankelijkheid wil zeggen: informatie is vanaf het moment van ontstaan beschikbaar en bruikbaar voor iedereen die daar recht op heeft en voor zolang noodzakelijk is. Burgers, bedrijven, ambtenaren, journalisten en bijvoorbeeld onderzoekers kunnen de informatie die ze nodig hebben vinden, raadplegen en interpreteren. Niet alleen nu, maar ook over pakweg 100 jaar.” Ook de website van het Nationaal Archief geeft over duurzame toegankelijkheid duidelijke uitleg.
In dit artikel wil ik laten zien hoe duurzame toegankelijkheid in de praktijk werkt. Ik geef twee voorbeelden uit het archief van de Gemeentepolitie van Schiedam, dat ik in 2003 heb beschreven. Dit archief bevat documenten op verschillende informatiedragers die ieder hun eigen wijze van onderhoud hebben. Zo zijn er doordrukken van dagrapporten, fotoalbums waarbij alles met plakband aan elkaar is gekleefd, cassettebandjes en zelfs een bloedmonster uit een ‘cold case’. Echt een archief dat je moet bewerken met handschoenen aan. De inhoud van het archief was heel interessant, maar ik kreeg wel de waarschuwing dat twee van mijn voorgangers de opdracht snel hadden teruggegeven. Zij konden niet tegen foto’s van mensen die tussen trein en perron terecht waren gekomen of die slachtoffer waren van moord. Ik had daar minder moeite mee vanwege historisch onderzoek bij het korps Rijkspolitie, waar ik al de nodige akelige beelden had gezien.
Privacy en toegankelijkheid
Ook van misdaad verdachte personen hebben recht op privacy. Duurzame toegankelijkheid wil daarom niet zeggen dat de informatie altijd daadwerkelijk toegankelijk is. In mijn opdracht uit 2003 was omschreven dat ik zo exact mogelijk moest vermelden wat ik aantrof. Dit betekende dat ik namen van personen niet mocht weglaten, ook niet bij de twee dossiers van verdachten van een oude moordzaak. In 2003 was dit nog geen probleem, want de inventaris was slechts op papier of digitaal te raadplegen in de studiezaal van het archief.
Jaren later constateerde ik dat de inventaris via internet toegankelijk was gemaakt. Ik besloot bij wijze van nazorg een onderzoekje te doen. Uit mijn eigen projectarchief zocht ik in de inventaris de naam op van een van moord verdacht persoon. Vervolgens zocht ik die persoon op via Google. Tot mijn verbazing had ik maar één treffer en die verwees naar de volledig raadpleegbare inventaris van de Gemeentepolitie Schiedam. Mijn eerste gedachte was: je zult als werkgever maar een sollicitant met die bewuste naam natrekken en je krijgt dit resultaat te zien. Zou je die persoon uitnodigen voor een gesprek?
Ik nam contact op met mijn voormalige opdrachtgever en vertelde wat ik had gevonden. Volgens hem geen probleem, want de stukken werden pas na 75 jaar openbaar. Dat de naam van de verdachte al tijdens zijn leven kon worden achterhaald, was niet voldoende om maatregelen te nemen. Enkele jaren later herhaalde ik mijn zoekvraag en vond ik gelukkig niets meer. Ik sta er nog steeds achter dat alles van een cold case duurzaam wordt bewaard en toegankelijk is voor onderzoekers met een geldige reden, ook voordat die 75 jaar zijn verlopen. Maar het kan niet zo zijn dat de toegang tot het archief inhoudelijke informatie verschaft over documenten waarvan de openbaarheid is beperkt op grond van bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Duurzaam toegankelijk op aanvraag of op grond van materiële noodzaak?
Een participerende burger redt met een vraag om informatie een archiefdocument dat anders misschien zou zijn vergaan. Materiële verzorging van het politiearchief was geen onderdeel van mijn opdracht. Het gemeentearchief had hiervoor deskundige medewerkers in huis. Maar het archief van de gemeentepolitie bevatte in vergelijking met andere archieven wel veel bijzondere documenten die op korte termijn speciale behandeling nodig hadden om ze duurzaam te kunnen bewaren. Daarover heb ik destijds naar vermogen advies uitgebracht.
Een van de meest bijzondere onderwerpen was het dossier van de treinramp van Schiedam in 1976. Hierbij kwamen 24 mensen om het leven en er waren maar liefst drie treinen bij betrokken. Na afloop vond een diepgaand politieonderzoek plaats. De documentaire neerslag daarvan is in het archief terug te vinden. Tot die documenten behoren niet alleen papieren, zoals processen-verbaal, verslagen en rapporten, maar ook fotoalbums waarbij plakband als hechtmiddel is gebruikt, geluidscassettes en kaarten met kledingfragmenten van de slachtoffers, gemaakt voor de Technische Opsporingsdienst. Die kaarten bestonden uit karton, koperen nietjes, stukjes kleding en waarschijnlijk (micro)organisch materiaal. Een hele uitdaging om duurzaam te bewaren en toegankelijk te houden. De fotoalbums bevatten prachtige, vaak zeer oude foto’s waarvan waarschijnlijk geen negatief of duplicaat meer bestond. Ze waren inmiddels al beschadigd door de lijm. In 2003 gaf ik het advies om de fotoalbums zo snel mogelijk te conserveren en te digitaliseren. Ook voor de cassettes gaf ik dit advies. Zelf had ik ze niet willen beluisteren, want ze waren inmiddels al 27 jaar oud en dus kwetsbaar. Met dit advies was mijn opdracht voltooid en doorgaans is dat het eind van mijn betrokkenheid.
De treinramp van 1976 kwam jaren later weer in het nieuws, onder meer als de ’vergeten treinramp’. Bij de uitzending van Andere Tijden viel mij echter op dat er allerlei bronnen waren gebruikt, behalve die uit het archief van de Gemeentepolitie Schiedam. In een bericht uit 2013 van het Gemeentearchief Schiedam, tien jaar na mijn inventarisatie en mijn advies om de cassettebandjes te digitaliseren, wordt dan melding gemaakt van het op verzoek overzetten van cassettebandjes van de ramp naar het digitale formaat mp3. Het verzoek om de stukken van de ramp te mogen raadplegen, werd gedaan door een slachtoffer dat nog steeds bezig was met de verwerking ervan. Dit is een goede reden om uitzondering te maken op de beperking van de openbaarheid tot 75 jaar na de datum van het laatste stuk. De vraag was dus ook reden om de geluidscassettes te digitaliseren. Die waren op dat moment al 37 jaar oud en met een beetje pech waren ze op een later moment niet meer te beluisteren geweest.
Op basis van deze ervaringen vraag ik mij af hoe vaak duurzame toegankelijkheid in de praktijk afhankelijk is van toevalligheden.
Geraadpleegde websites (29-02-2020)
2003: Archives Portal Europe
2013: Gemeente Schiedam: Van tweet naar krantenartikel en Youtube: Andere Tijden – De treinramp bij Schiedam za 30 april 21:25 NPO 2
2015: Vergeten verhalen: Treinramp bij Schiedam eist 24 levens
Robbert Hulst (30), informatiespecialist bij BECIS | DIOR:
“Bij Karmac in Lelystad ben ik nu zo’n twintig fysieke personeelsdossiers aan het voorbewerken zodat ze gedigitaliseerd kunnen worden – in een eigen kantoortje, want deze opdracht is niet thuis uit te voeren. Mijn werk sluit goed aan op een grote hobby van mij: lezen over geschiedenis. Als informatiespecialist ben je feitelijk aan het werk met de geschiedenis van organisaties. Zo bevatten de personeelsdossiers die ik nu aan het bewerken ben, soms documenten van voor mijn geboorte. Ook kom ik handgeschreven sollicitatiebrieven tegen uit 1989. In onze tijd komt dit bijna niet meer voor en die gedachte fascineert mij.”
Ronald Bruinsma (58), informatiespecialist bij BECIS | DIOR:
“Als senior projectmedewerker informatiebeheer bij BECIS | DIOR werk ik voor diverse opdrachtgevers met zowel fysieke als digitale archieven. Informatie is alles wat bij mensen kennis toevoegt en zo hun onwetendheid of onzekerheid vermindert. Strikt genomen is iets pas informatie als het interpreteerbaar is en via communicatie wordt overgedragen. Communicatie is een boodschap en daarmee een belangrijke behoefte in ons bestaan. Door de eeuwen heen heeft die communicatie een ontwikkeling doorgemaakt: via rooksignalen en symbolen tot papieren en digitale dragers. Al deze aspecten geven voor mij een extra dimensie aan het werken met informatie en communicatie, in alle vormen en dynamieken die je daarbij tegenkomt.”
Informatiespecialist Jeroen Robat (62) zit al ruim twintig jaar in het vak. Als senior projectmedewerker informatiebeheer wordt hij door BECIS | DIOR vooral ingezet op grote archiefbewerkingstrajecten bij diverse opdrachtgevers. Jeroen: “Archieven bewerken doe je uiteindelijk voor mensen. Ik ben heel gelukkig als ik een archief bewerk, en mijn opdrachtgevers zijn blij met het resultaat dat ik oplever!”
Net als veel andere informatiespecialisten is Jeroen een zij-instromer in het archiefvak. Hij startte zijn loopbaan als historicus. In 1985 bleken er voor afgestudeerde historici echter weinig werkplekken te zijn. “Ik heb ze als zzp’er bijna allemaal geprobeerd”, lacht Jeroen. “Zo heb ik tentoonstellingen ingericht, voor de klas gestaan, boeken geschreven, historisch onderzoek gedaan, lesmateriaal ontwikkeld en schoolgroepen begeleid in een museum.” Zowel ondernemen als met groepen mensen werken bleek niet zijn sterkste kant. Vooral de presentatie, ordening en vormgeving van informatie trok zijn aandacht.
“Toen ik in 1998 voor een archiefbureau in het gemeentearchief van mijn eigen woonplaats Baarn kon werken, voelde dit op meerdere manieren als thuiskomen”, vertelt Jeroen. Het archiefwerk bleek een schot in de roos. Hij volgde diverse opleidingen voor het werken met archieven, zoals de basisopleiding SOD-II en de opleiding Voortgezette Vorming Archiefbeheer (VVA), gevolgd door alle modules van de hbo-opleiding Media, Informatie en Communicatie/Archivistiek B (zonder af te studeren). Zijn nieuwe carrière als informatiespecialist was een feit.
Veertig ‘Thonhäusers’
In zijn vrije tijd reist Jeroen graag de wereld over en maakt hij film- en fotorapportages van deze reizen. “Maar in de huidige periode van beperkte bewegingsvrijheid ontdek ik dat Nederland en de omgeving waarin ik zelf woon, ook erg mooi en interessant zijn”, relativeert hij. Daarnaast besteedt Jeroen nog altijd veel aandacht aan zijn eerste liefde: historie. Zo doet hij langdurig genealogisch onderzoek naar de geschiedenis van de Thonhäusers – de familie van zijn moederszijde.
Aan de hand van individuele Thonhäusers kan Jeroen een bijzonder beeld geven van Nederland vanaf de late zeventiende eeuw. “Zo stond de familienaam Thonhäuser in de jaren zeventig van de vorige eeuw synoniem aan het begrip toneelfigurant”, vertelt hij bevlogen. “Het figurantenbureau van de familie aan de Amsterdamse Sarphatistraat was zó bekend dat je destijds in de krant kon lezen dat zij voor een film veertig ‘Thonhäusers’ moesten leveren. En dat waren natuurlijk geen familieleden.”
Van chaos naar intelligent informatiesysteem
Professioneel gezien houdt Jeroen zich vandaag de dag, naast historisch onderzoek – want ook dat is informatiespecialistenwerk – vooral bezig met het bewerken van archieven van overheidsinstellingen. De opdracht: een papieren archief zo selecteren en beschrijven dat het te bewaren gedeelte kan worden overgebracht naar een archiefdienst, waar iedere burger de bewaarde informatie vrij en gratis kan raadplegen. Jeroen: “Van een muur van dozen, vaak vanuit een grote chaos, bouw ik dan een intelligent informatiesysteem waarin mensen de informatie kunnen vinden waarnaar ze op zoek zijn.”
Idealiter wordt Jeroen vanaf de start bij een klus betrokken. Jeroen vertelt kort hoe dit in zijn werk gaat: “Voordat BECIS | DIOR zo’n opdracht aanvaard, schouwen we het archief. Een ingewikkelde klus waarbij we met steekproeven in korte tijd honderden meters aan dozen beoordelen, om zo een kansrijke en toch realistische offerte te kunnen uitbrengen. Is de opdracht binnen, dan moet het archief eerst worden geschoond, oftewel ontdaan van documenten en dossiers die geen administratieve of historische waarde meer hebben.”
Duizenden dossiers
Dan volgt de bewerking, die voor het grootste deel bestaat uit het selecteren en beschrijven van het archief. Hoe snel dit gaat, hangt vooral af van twee dingen: het niveau waarop de opdrachtgever wil dat wordt geselecteerd en de vakkundigheid waarmee een archief in het verleden is gevormd. De archieven van overheidsinstellingen bestaan uit soms wel duizenden dossiers. De kwaliteit van het oorspronkelijke archief is dus van grote invloed op het aantal selectiebeslissingen dat Jeroen moet nemen.
Jeroen licht toe: “Hoe specifieker de titels van de dossiers, hoe sneller en beter je kunt selecteren. Is het onderwerp van alle dossiers ‘Bouw woning Barteljorisstraat 2’, dan weet je niet wat voor documenten er in de mappen zitten. Zijn er subtitels gebruikt, zoals ‘Bouwvergunning’, ‘Termijnstaten’ of ‘Bestek en tekeningen’, dan helpt dit enorm bij de snelheid van het bepalen welke stukken moeten worden bewaard en welke worden vernietigd.”
Efficiënt teamwork
Bij grotere archiefbewerkingen werkt Jeroen in een team. Daarbij buigen de meest ervaren en hoog opgeleide medewerkers zich vaak over bewerking van de moeilijkste delen van het archief, terwijl de minder ervaren en opgeleide collega’s worden ingezet op onderdelen die uniform van karakter zijn. Jeroen: “Bij dossierseries met veel dezelfde stukken leert een beginner snel welke bewaard of vernietigd moeten worden en waarom. Zo kunnen we onze mensen effectief inzetten.”
Daarnaast is er aandacht voor de materiële verzorging van het blijvend te bewaren archief. Medewerkers ontdoen dan alle stukken van plastic, nietjes en andere metalen hechtmiddelen, verpakken ze opnieuw en voorzien ze van de juiste etiketten. “Een zeer arbeidsintensieve klus die net zoveel tijd kost als het selecteren van de stukken”, vertelt Jeroen. “Daarom kiezen we per archief de meest efficiënte werkwijze: doet de selecteur dit werk op het moment dat hij de stukken selecteert, of voert een junior medewerker de materiële verzorging op een later moment uit.”
Veel voldoening
Een archiefbewerkingstraject bestaat uit het uitvoeren van veel dezelfde handelingen. Toch is dit werk volgens Jeroen verre van saai. “Bij elke selectie moet je beseffen dat jouw keuze gevolgen heeft voor de stukken die je daarvoor al handen hebt gehad, én voor de stukken die je nog gaat krijgen. Je moet het gevolg van elke beslissing doorzien en verantwoorden. Daarom werk ik ook graag in een team, waarin je met collega’s kunt overleggen.”
Archiefbewerking is daarom geen vak dat je kunt overlaten aan een computer die feilloos en consequent regels toepast. Het is iedere keer weer net even anders. Zelf haalt Jeroen veel voldoening uit zijn werk als informatiespecialist: “Archieven bewerken doe je uiteindelijk voor mensen. Ik ben heel gelukkig als ik een archief bewerk, en mijn opdrachtgevers zijn blij met het resultaat dat ik oplever.”
Van papier naar digitaal
De hedendaagse overgang van papieren naar digitale informatiedragers geeft een extra dimensie aan het werk van Jeroen. Het stelt de informatie- en archiefwereld voor allerlei nieuwe uitdagingen. Zo moeten bestaande archieven niet alleen duurzaam digitaal toegankelijk worden gemaakt, maar moet de informatie ook efficiënt vindbaar worden gemaakt.
Dit proces levert soms ingewikkelde uitkomsten op. “Als ik zelf onderzoek doe, vind ik de gezochte informatie bijna altijd via een digitale weg”, illustreert Jeroen. “Zoals op websites van archiefdiensten, particulieren of commerciële aanbieders. Na jaren van onderzoek doen merk ik dat de zoek- en vindmogelijkheden steeds verder verbeteren. Heel mooi, maar tegelijkertijd maakt het me ook steeds bewuster van de oneindigheid van het wereldwijde web.”
Kansen en bedreigingen
In die oneindigheid schuilt zowel een kans als een bedreiging. Jeroen: “Het is me al een paar keer gebeurd dat ik iets had gevonden wat ik later niet meer terug kon vinden. Gelukkig had ik dan al een kopie gemaakt op mijn harde schrijf.” Het omgekeerde is ook vervelend: als bij een digitaliseringsproject steeds meer bronnen online komen, maar de aanbieder is vergeten een intelligente zoekmogelijkheid aan te brengen. Jeroen: “Hierdoor kan het zijn dat je doorlopend in dezelfde, steeds groter wordende vijver vist, en telkens de treffers vindt die je eerder al had gevonden.”
Een andere grote uitdaging is taal. “Taal is bij het zoeken naar informatie een belangrijk criterium”, legt Jeroen uit. “Maar taal ontwikkelt zich. In de loop van de tijd raken bepaalde woorden in onbruik, worden ze anders gespeld of krijgen ze een andere betekenis.” Al die aspecten maken van duurzame toegankelijkheid niet zozeer een technisch vraagstuk. Jeroen: “Duurzame toegankelijkheid gaat vooral om blijvend onderhoud. En dat bereik je alleen via een gedisciplineerde aanpak.”
Thomas Ossel (37), informatiespecialist bij BECIS | DIOR:
“Momenteel ben ik na een audit adviesmemo’s voor projectleiders aan het schrijven. Mijn huidige opdrachtgever werkt volledig digitaal, dus thuiswerken gaat prima. Naast mijn interesse in vraagstukken over ordening en structuur, boeit dit vak mij vanwege de vele mogelijke invalshoeken: de archief-technische kant, de datagerichte kant, het meekrijgen van mensen, harmonie in de diverse organisatielagen en het bewaren van evenwicht in het speelveld van wensen en gebruikers. Bij het duurzaam toegankelijk maken van archieven ligt mijn grootste uitdaging in het toekennen van de juiste metadata aan informatieobjecten. Ook het voorkomen van informatiesilo’s (geïsoleerde informatie) en het stimuleren van één integraal, verbonden systeem vind ik belangrijk.”