Hans Cordfunke | Directeur en senior adviseur
De huidige Archiefwet 1995 wordt gemoderniseerd. De nieuwe wet treedt medio 2021 officieel in werking. Wat zijn de belangrijkste veranderingen? En gaat de vernieuwde Archiefwet 2021 inderdaad bijdragen aan een duurzamer digitaal informatiebeheer door de overheid?
Als reden voor de aanpassing schrijft het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap op zijn website: “Door de digitalisering belandt digitale informatie in sneltreinvaart op verschillende systemen, die bovendien snel verouderen. Het gevaar is dat informatie hierdoor in de toekomst niet of moeilijker te raadplegen is. Het kabinet moderniseert daarom de Archiefwet zodat ook digitale informatie goed bewaard blijft. En in de toekomst gelezen kan worden.”
Waarom een nieuwe Archiefwet?
Deze reden voor de aanpassing viel mij op. In de huidige Archiefwet staat namelijk: “…archiefbescheiden, ongeacht hun vorm”. Met andere woorden: ook alle digitale informatie valt onder de Archiefwet 1995. Veel organisaties hebben al langer het besef dat de Archiefwet zich niet beperkt tot papier. De vraag die we onszelf daarom moeten stellen is: in hoeverre draagt modernisering van de Archiefwet feitelijk bij aan de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie?
De digitalisering gaat steeds sneller. Hierdoor neemt ook de hoeveelheid (digitale) data exponentieel toe. Op en vanuit talloze systemen wordt heel veel data/informatie (hierna informatie) aangemaakt, ontvangen, verzonden en beheerd. De snelle technologische ontwikkelingen demonstreren telkens weer dat niet alleen de systemen snel verouderen, maar ook de data die deze systemen bevatten. Zonder duurzaam beheer wordt deze informatie in de (nabije) toekomst niet of moeilijk raadpleegbaar. De noodzaak voor vernieuwing van de Archiefwet 1995 moet daarom in dat licht worden bekeken: borgen dat ook digitale informatie duurzaam beheerd is en blijft, zodat deze ook in de toekomst toegankelijk is.
Overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar
De gemoderniseerde Archiefwet schrijft voor dat overheden hun te bewaren informatie na tien jaar overbrengen naar het Nationaal Archief of een van de regionale archiefdiensten. Momenteel staat deze termijn nog op twintig jaar. Het vervroegen van de overbrengingstermijn ontstond vanuit de gedachte dat deze archiefdiensten de juiste expertise en middelen in huis hebben om de digitale informatie voor eeuwig toegankelijk en vooral leesbaar te houden. Zo kan de duurzame toegankelijkheid beter worden geborgd voor raadplegers.
Het verkorten van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar moet de verbetering van de informatiehuishouding een impuls geven. Zo moet het zorgen dat de informatie, eerder dan binnen het huidige regime, wordt geselecteerd, voorzien van metadata en anderszins op orde wordt gebracht voor vervroegde overdracht naar een van de archiefbewaarplaatsen. Het moment waarop de verkorting – zonder terugwerkende kracht – intreedt, geeft zowel archiefbewaarplaatsen als archiefvormers voldoende tijd zich hierop voor te bereiden.
Dit is precies de reden waarom ik twijfel of deze maatregel snel zal leiden tot duurzamer beheer van onze informatie: in mijn optiek moet de overheid ernaar streven om vanaf de start van een zaak haar informatie duurzaam op orde te brengen. De juiste informatie in het juiste proces bij de juiste persoon is tenslotte een randvoorwaarde voor een goed functionerende organisatie. Bereiken we dit beoogde doel wel snel genoeg, als de vervroegde overbrenging pas in 2031 verplicht wordt? Wellicht is de Archiefwet tegen die tijd wederom gemoderniseerd.
Wet open overheid (Woo)
Een positief gevolg van de modernisering van de Archiefwet is dat archiefgebruikers door deze verkorting eerder dan nu overheidsinformatie kunnen raadplegen. Anderzijds speelt mee dat de Wet open overheid (Woo), die straks in werking treedt, ertoe leidt dat veel overheidsinformatie vrijwel direct na het ontstaan openbaar wordt. Voor de specifieke processen die onder de Woo vallen, neemt de urgentie om informatie vanaf de start van een zaak duurzaam te beheren dus toe, met als gevolg dat deze informatiestromen sneller op orde zullen zijn.
Nieuwe terminologie
In de nieuwe Archiefwet 2021 zijn de termen ‘archiefruimte’ en ‘archiefbewaarplaats’ vervangen door ‘depot’. In de huidige wet wordt met ‘archiefbewaarplaats’ zowel de fysieke locatie als de organisatie (de archiefdienst) aangeduid. In de wet van 2021 is deze term opgesplitst in ‘archiefdienst’ voor de organisatie en ‘depot’ voor zowel de fysieke als de digitale opslag.
Een depot is in Archiefwet 2021 dus zowel de fysieke ruimte als een digitale voorziening die bestemd is voor de opslag en het beheer van over te brengen of overgebrachte documenten (laat ik ook maar meteen de nieuwe term voor ‘archiefbescheiden’ toepassen). De reikwijdte van het begrip depot beperkt zich tot de ruimtes waarin te bewaren en over te brengen documenten worden bewaard. Aan een depot worden, net als in Archiefwet 1995, hoge eisen gesteld, aangezien ze bestemd zijn voor over te brengen of overgebrachte documenten.
Wat verder verwarrend kan werken, is de nieuwe term ‘e-depot’ voor het duurzaam bewaren en beheren van de digitale bestanden. De benaming e-depot wordt niet alleen gebruikt voor technische, maar ook voor organisatorische voorzieningen. Het verwarrende is dat de term e-depot niet in de wettekst is opgenomen. Het verschil tussen de termen depot, archiefdienst en e-depot moet naar mijn idee beter worden toegelicht en eenduidig worden toegepast.
Toezicht op de archieven
Op centraal niveau valt het toezicht op de archieven nog steeds onder de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Op decentraal niveau blijft het huidige systeem van intern archieftoezicht door de archivaris bestaan. Nieuw is dat ook gemeenschappelijke regelingen een archivaris moeten aanwijzen voor het houden van toezicht. Daarnaast wordt het archiefwettelijk toezicht uitgebreid naar de overgedragen archieven. Bij mij roept dit laatste aspect de vraag op of de archivaris die de ‘documenten’ beheert, zichzelf kan inspecteren.
Draagt de modernisering van de Archiefwet inderdaad bij aan een duurzamer digitaal informatiebeheer door de overheid? Ik denk het wel, ook al zie ik ruimte voor verdere verbetering. Daarbij gaan de razendsnelle digitalisering en de invloed hiervan op het beheer van onze digitale informatie en digitale systemen ook na de invoering van Archiefwet 2021 gewoon door. Daarom hoop ik dat ons kabinet zich, ook in de nabije toekomst, actief blijft inzetten voor het verder verduurzamen van onze Archiefwet.