De coronacrisis zal met zekerheid geïdentificeerd worden als een ‘hotspot’ binnen de overheid. Het is immers een unieke, historische gebeurtenis met invloed op de gehele bedrijfsvoering en dienstverlening. Dit betekent dat in overeenstemming met het Archiefbesluit (1995) relevante informatieobjecten rondom deze crisis bewaard moeten blijven. Hiervoor kunnen nu al stappen genomen worden binnen organisaties. Met onze coronachecklist helpen we jouw organisatie hiermee op weg.
Overheidsinformatie moet worden bewaard of vernietigd aan de hand van selectielijsten. Dit is voldoende voor veel informatie uit normale werkprocessen, maar niet voor alles. Wanneer er een bijzondere gebeurtenis, een incident of maatschappelijk debat plaatsvindt, denk bijvoorbeeld aan de MH17 vliegramp of de verhoging van de AOW-leeftijd, wil je relevant informatie eeuwig kunnen bewaren. De selectielijsten bieden hier niet altijd de ruimte voor.
Door middel van een ‘hotspot’ kunnen organisaties relevante informatie rondom een aangewezen gebeurtenis of onderwerp kenmerken voor eeuwige bewaring. Een hotspot is een gebeurtenis waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken (óf tussen burgers onderling). Het gaat om gebeurtenissen die maatschappelijke beroering veroorzaken, van bijzondere betekenis zijn voor de inwoners of in de media veel aandacht hebben getrokken. Door het vaststellen van een lijst van hotspots als aanvulling op de selectielijst kan cultuur-historische informatie wettelijk vrij worden gesteld van vernietiging. Bepaal binnen je organisatie welke informatie relevant is om te bewaren en overleg hierover met de archivaris en de Privacy Officer.
Zowel de centrale als decentrale overheden kunnen hotspotlijsten opstellen. Het Nationaal Archief biedt hier hulp bij. In samenwerking met VNG heeft het Nationaal Archief bijvoorbeeld een handreiking opgesteld voor het uitvoeren van een hotspotmonitor voor decentrale overheden. Door deze hotspotmonitor elke paar jaar uit te voeren, kunnen gemeenten en waterschappen nieuwe hotspots signaleren en toevoegen aan de selectielijst. De hotspotmonitor kan ook worden benut als basis voor het verwerven van relevante archieven van particuliere archiefvormers.
Lees hier hoe jouw organisatie een hotspotmonitor kan opstarten
Lees hier meer over wat hotspots zijn en hoe je ze herkent
Lees hier meer over het toepassen van de AVG tijdens archivering