Er wordt in toenemende mate van overheden verwacht dat zij transparant zijn en openheid geven in de informatiehuishouding. Nieuwe wet- en regelgeving, zoals de AVG, Wob en Woo, moet ervoor zorgen dat overheden meer informatie actief openbaar maken. Echter, met de komst van deze nieuwe wetten is de kans aanwezig dat persoonlijke informatie op straat komt te liggen. Om te voldoen aan privacywetgeving zijn overheden begonnen met het ‘aflakken’ van gevoelige gegevens in documenten. Dit is een zeer foutgevoelige en tijdrovende klus. In dit artikel over anonimiseren gaan we nader in op het doel van anonimiseren. Tot slot geven we je meer informatie om het anonimiseer-proces binnen jouw organisatie te versnellen.
De Wob wordt binnenkort vervangen door de Wet Open Overheid (Woo). Met de inwerkingtreding van de Woo worden overheidsorganisaties gedwongen om nog een stap verder te gaan in het openbaar maken van hun informatie. Naar verwachting zal deze wet al in 2022 in werking treden. Een andere relevante wet is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Met de komst van deze verordening moeten organisaties aan strenge voorwaarden voldoen om zorgvuldig met gegevens van personen om te gaan. Deze wet geldt sinds 2018 en is met name belangrijk voor overheidsorganisaties. Overheidsorganisaties bevinden zich namelijk in een belangrijk spanningsveld tussen het zoveel mogelijk openbaar moeten maken van informatie volgens de Wob, en tegelijkertijd de verplichting om persoonsgegevens te beschermen volgens de AVG.
Om te voldoen aan beide wetten, is het aflakken van privacygevoelige gegevens in opgevraagde documenten een randvoorwaarde om te kunnen voldoen aan de Wob en de AVG. Om de juiste afweging te kunnen maken tussen het wel of niet aflakken van bepaalde gegevens, moet de beoordelaar beschikken over voldoende expertise. Verder is het essentieel dat bij het aflakken geen fouten worden gemaakt, omdat die altijd verstrekkende gevolgen kunnen hebben. Om deze redenen wordt het aflakken van gegevens voor veel organisaties als een zeer tijdrovende klus gezien.
Het aflakken van grote dossiers is voor organisaties vaak een klus van een paar weken tot enkele maanden. Hierdoor blijft er minder tijd over voor dagelijkse werkzaamheden. Om organisaties hierin te ontzorgen en ondersteunen, adviseren wij een nieuwe manier van werken. Onze brede dienstverlening is erop gericht organisaties duurzaam toekomstbestendig te maken. Het anonimiseerproces vormt daarbij een belangrijk onderdeel. Wij leveren verschillende producten en diensten om het anonimiseerproces binnen organisaties te optimaliseren, waardoor het aflakken minder arbeidsintensief is.
Door de inzet van onze anonimiseersoftware worden persoonsgegevens automatisch afgelakt en specifieke privacygevoelige gegevens volledig verwijderd. Naast dat het proces sneller verloopt en je daardoor veel tijd bespaart, levert het een kwalitatief beter resultaat.
Grote dossiers verwerken (bijvoorbeeld een Wob-verzoek) gaat razendsnel met onze anonimiseersoftware. Het ‘aflakken’ gebeurt automatisch aan de hand van waardenlijsten en algoritmen, waardoor de doorlooptijden vele malen korter en voorspelbaar zijn. Complexe functies, zoals het vastleggen van tijdslijnen en het ontdubbelen van documenten, geautomatiseerd OCR doorzoekbaar maken zijn standaard. E-mails, gescande én digital born-documenten tegelijk verwerken, is geen enkel probleem. Na een laatste visuele controle kunnen betreffende documenten openbaar worden gemaakt. Alle handelingen worden gelogd en in een rapport vastgelegd.
De anonimiseersoftware zorgt dat er veel minder menselijke handelingen nodig zijn, waardoor het anonimiseren minder arbeidsintensief is. Én de kans op fouten kleiner wordt. Geautomatiseerd worden grote hoeveelheden documenten geanonimiseerd en specifieke gegevens volledig verwijderd. Hierdoor zijn de documenten volledig AVG-proof en kunnen ze in overeenstemming met wet- en regelgeving openbaar worden gemaakt en gepubliceerd. Bovendien geeft het complete transparantie en kan proactief verantwoording worden afgelegd.
Om ervoor te zorgen dat je medewerkers deze nieuwe manier van werken snappen en gaan omarmen is het belangrijk dat je ze meeneemt in het proces. Gebruikersadoptie betekent dat je de gebruiker, degene die met een nieuw systeem of nieuwe werkwijze gaat werken, centraal stelt. Onze zelfontwikkelde gebruikersadoptiecyclus geeft handvatten om medewerkers van begin tot eind centraal te stellen.
Om medewerkers op een laagdrempelige manier kennis te laten maken met het onderwerp anonimiseren bieden wij de e-learning ‘Anonimiseren kun je e-leren’. In deze e-learning behandelen we het doel van anonimiseren en de nieuwe manier van werken die hierbij komt kijken. Hierdoor weet je zeker dat je medewerkers straks aan de slag kunnen met het anonimiseren van documenten met de software.
Om nog efficiënter aan de slag te gaan met onze anonimiseersoftware, is het mogelijk om een koppeling te maken met een zaaksysteem. Ook zijn we nauw betrokken bij nieuwe ontwikkelingen zoals Common Ground. Hierdoor worden handmatige handelingen zoveel mogelijk voorkomen, waardoor informatie-uitwisseling nog makkelijker en veiliger wordt.
Het is mogelijk om als organisatie zelf aan de slag te gaan met de anonimiseersoftware. Maar je kunt ook een van onze adviseurs inschakelen om het voor je te doen. Met behulp van een quickscan helpt BECIS | DIOR graag bij de keuze hiervan.
Heb je vragen over de software of wil je met ons in gesprek? Neem contact op met onze collega Marcel Nobel via 06-82482413 of marcelnobel@becis.nl.