Nidia van Strien | Adviseur
‘Informatiehuishouding van de regering is een puinhoop’, ‘Duizenden toeslagendossiers te vroeg vernietigd’. Door wegbezuinigde documentbeheerders en informatieprofessionals en de snelle digitalisering van informatie is het steeds lastiger gebleken om informatie goed, geordend en toegankelijk te krijgen. Door recente gebeurtenissen staat het vak van de informatieprofessional weer volop in de schijnwerpers en is de roep naar kennis over dit vakgebied groot. Kortom, een mooie kans om de meerwaarde van ons vak te laten zien en leiderschap te tonen. Maar hoe kun jij als informatieprofessional leiderschap tonen als je zelf niet op een managementpositie zit?
BECIS | DIOR gelooft dat medewerkers het verschil kunnen maken door vanuit hun eigen persoonlijke waarden te leiden. Daarom werken we samen met de Public Leadership Foundation (PLF), een organisatie die werkt aan het opbouwen van een community van MAD People – Making a Difference. Mensen die het verschil willen maken voor een duurzame, gelijkwaardige en inclusieve wereld door het stimuleren van publiek leiderschap.
Nu hoor ik je denken, hoe kan ik publiek leiderschap tonen in ons vakgebied als ik maar een kleine spil in de organisatie ben? Geen zorgen. Dat kan! Het gaat over inzien dat je een gedeelde verantwoordelijkheid hebt en dat alle beetjes helpen om dat gezamenlijke doel te halen. In ons geval: de informatiehuishouding van jouw organisatie duurzaam op orde krijgen en zó inrichten dat mensen en organisaties het verschil kunnen maken..
Als informatieprofessionals zijn wij namelijk een belangrijke schakel in de organisatie. Informatie is immers de smeerolie van iedere organisatie. Zonder goede informatie kun je als organisatie niet werken. Logisch dus dat de informatiehuishouding op orde moet zijn. Daarnaast heeft de verregaande digitalisering van de informatiehuishouding een flinke impact gehad op de manier waarop we werken. Het is van belang dat we ons ervan bewust zijn dat de inrichting van informatieprocessen en systemen hier invloed op hebben en dat deze impact verder kan reiken dan alleen jouw eigen organisatie. Denk bijvoorbeeld aan systemen die informatie in bulk verwerken waardoor er geen ruimte is voor maatwerk of aan algoritmes die discrimineren.
Informatiehuishouding is dus veelomvattend, en ik draag graag mijn steentje bij om het evangelie van de goede informatiehuishouding te verspreiden en mensen te helpen met de omslag. Maar ook voor mij was het even zoeken. Hoe doe ik dat dan? Waar krijg ik nu energie van? Wat is mijn doel?
Om je hierbij te helpen heeft de PLF een framework ontwikkelt: het EPIC-framework. EPIC staat voor Energy, Purpose, Identity en Courage.
EPICEnergy: Ik krijg energie van verbindingen leggen, zowel met mijn collega’s als met werkzaamheden. Daarnaast sta ik de hele dag te stuiteren als we een innovatieve oplossing hebben kunnen verzinnen voor een probleem.
Purpose: Na heel wat brainstormen ben ik tot mijn doel gekomen: een inclusieve overheid waar de informatievoorziening aansluit op de informatiebehoefte en waar informatiebeheer een feestje is.
Identity: Wie ben ik als persoon en wat zijn mijn waarden? Ik vind het belangrijk om de verbinding te zoeken met anderen en hen te helpen indien nodig. Ik vind het belangrijk dat we luisteren naar behoeftes van gebruikers en niet in een ivoren toren oplossingen gaan zoeken die misschien wel niet aansluiten bij de praktijk. Ik vind het belangrijk mensen mee te nemen in ons werk door uit te blijven leggen wat we doen en waarom we het doen. Zodat we er niet vanuit gaan dat iedereen ‘toch wel zou moeten weten hoe het werkt’.
Courage: Als morgen alles mogelijk zou zijn, wat zou ik dan doen? Een proeftuin beginnen waar we met het bedrijfsleven, studenten en de overheid met de nieuwste technieken gaan proberen de processen rondom de informatiehuishouding op orde te krijgen en te verbeteren.
“Publiek leiderschap is niet iets waar je daadwerkelijk een leidinggevende positie voor moet hebben. Het gaat erom dat je je steentje bijdraagt aan het grotere doel en dit doet met energy en purpose.”
Hoe kan ik dagelijks leiderschap tonen in ons vakgebied? Ik doe dat door verbinding maken met collega’s. Zo kan ik dagelijks het evangelie van een goed informatiebeheer verspreiden. Bijvoorbeeld door het geven van presentaties over wat ons vakgebied inhoudt, maar ook door 1 op 1 trainingen te geven. Hierdoor leer ik niet alleen mijn collega’s beter kennen, maar kan ik ook peilen hoe men gewend is om te gaan met informatiesystemen en informatiebeheer. Zo kan ik de trainingen beter laten aansluiten op de kennis van mijn collega’s en zien hoe men reageert op de manier waarop wij de informatiehuishouding hebben geregeld. De opvallendste punten hiervan koppel ik terug aan mijn team zodat we constant kunnen evalueren of onze informatievoorziening nog aansluit op de behoefte. Wanneer het blijkt dat het niet aansluit kan ik lekker de hele dag in gesprek met collega’s om hun behoeftes op te halen zodat we deze uiteindelijk kunnen omzetten naar een oplossing waar zij blij van worden. Zo kan ik iedere dag een beetje bijdragen aan het verbeteren van de informatiehuishouding. Daar kom ik iedere dag mijn bed wel voor uit.
Zo zie je maar dat publiek leiderschap niet iets is waar je daadwerkelijk een leidinggevende positie voor moet hebben. Het gaat erom dat je je steentje bijdraagt aan het grotere doel en dit doet met energy en purpose. Of je dit nu doet door iedere dag een klein beetje metadata goed te zetten, collega’s te helpen om documenten goed in het DMS te krijgen of door informatiestrategieën te schrijven die bijdragen aan de verbetering van de informatiehuishouding. Als jouw actie die dag het verschil voor iemand maakt, heb je waar leiderschap laten zien.
Het vakgebied informatiemanagement ontwikkelt zich razendsnel. Met de komst van nieuwe techniek wordt het delen en verwerken van informatie steeds gemakkelijker. Wil jij meer zicht krijgen op de trends binnen het vakgebied? En wil je meer impact creëren om jezelf en/of je team steviger te positioneren? Schrijf je dan in voor de leergang ‘Krachtig leiderschap in een informatiegedreven wereld’.
Tijdens de leergang ga je aan de slag met het ontwikkelen van leiderschapsvaardigheden, die ervoor zorgen dat je effectief kunt blijven in een veranderende omgeving. Je creëert een eigen visie en weet deze ook succesvol uit te dragen binnen je team of organisatie. Tijdens de leergang is er naast de inhoud ook veel aandacht voor de menskant van communiceren en leidinggeven. Deze praktische benadering zorgt ervoor dat je echt aan de slag kunt met de doelen die je wilt behalen. De leergang is bedoeld voor leidinggevenden, en voor coördinatoren, projectmanagers, programmamanagers of senior adviseurs die werkzaam zijn binnen het vakgebied informatiemanagement of ICT en mensen willen motiveren tot verandering.