Denny Schouten | Senior adviseur
Met de naderende komst van de Wet open overheid (Woo) en door de Toeslagenaffaire heeft ‘informatie(huishouding) op orde’ een aardige impuls gekregen. Nu zegt de Archiefwet natuurlijk ook al dat informatie in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ moet zijn of moet worden gebracht, dus er is eigenlijk niets nieuws onder de zon.
Wat wel nieuw is, is de aandacht die er nu voor is. De overheid is zich er steeds beter van bewust dat het op orde hebben van de informatiehuishouding van belang is voor een open, transparante en rechtvaardige overheid. De aandacht gaat daarbij wel vaak uit naar de digitale informatie: er is veel aandacht voor IT-systemen, cybersecurity en andere IT-gerelateerde onderwerpen. Dat is uiteraard terecht: ook daarvoor moet aandacht zijn. In het recente verleden is er vaak te weinig nagedacht over de samenhang tussen systemen en zijn er informatiesystemen uitgerold die niet volledig voldoen aan de eisen voor goed informatiebeheer. Digitale informatie heeft daarbij de neiging zeer sterk te groeien. En een jaar verplicht thuiswerken door corona heeft deze trend zeker niet doen afnemen. Het klinkt dus logisch om alle ballen op de digitale informatiehuishouding te richten!
Maar wat doen we dan met die papieren archieven die nog in kelders, kasten en archiefruimtes aanwezig zijn? Hoort die ook niet bij ‘informatiehuishouding op orde’? De vraag stellen is ‘m beantwoorden: uiteraard hoort die erbij! Bij overheidsorganisaties in Nederland liggen nog vele kilometers aan fysieke archieven. En ook die moeten op orde zijn, of worden gebracht. Maar wat ligt er dan nog in die kelders en hoe pak je het op orde brengen daarvan dan aan?
In de ruim 15 jaar die ik mij nu professioneel met informatiehuishouding bezig houdt, ben ik nog veel fysieke archieven tegengekomen. Het was mijn eerste opdracht in het vakgebied: als trainee werkte ik archiefachterstanden ‘weg’. En bij elke volgende opdracht zag ik het weer. Het gaat soms om oude, afgesloten archieven, die eigenlijk al overgebracht hadden moeten zijn. Een groot deel bestaat in mijn ervaring uit hybride archieven, die deels digitaal en deels fysiek zijn gevormd. Vooral uit de jaren negentig en het eerste decennium van de huidige eeuw. Dat maakt het aanpakken ervan dan ook lastig: want hoe gaan we dit gestructureerd en goed bewerken? Een echt snelle methode heb ik er nog niet voor kunnen ontdekken. Om alles compleet te krijgen, lijkt digitalisering (en zo mogelijk vervangen) de meest handige optie. Voor die delen die te bewaren zijn. Dan kan tenminste 1 dossier compleet gemaakt worden en worden overgebracht.
Een ander belangrijk deel bestaat uit fysieke archieven met een onbekende bewaartermijn. Dit gaat dan vooral om uiteindelijk te vernietigen archieven met een vernietigingstermijn van een x-aantal jaar ‘na sloop’ of iets dergelijks. Vaak gebouwen, gemalen, wegen en andere bouwwerken (‘assets’). Er is dan nog geen definitieve datum te noemen waarop het archief formeel mag worden vernietigd. Sommige van deze archieven moeten tientallen jaren worden bewaard. Het is zaak hier vooral een goede toegang op te maken. En misschien is het verstandig eens met je archivaris te gaan praten over delen die mogelijk historisch interessant zijn. Die kunnen dan wellicht bewerkt worden en worden overbracht naar de archiefbewaarplaats. Uiteraard met alle benodigde toegankelijkheid voor de eigen organisatie en beperkingen op openbaarheid waar dat nodig is. Zo maak je de status van het archief een stuk duidelijker.
Een ander deel waar zeker nog geen goede oplossing voor is, zijn zogenaamde seriële archieven. Hierin zijn documenten op stuknummer opgeborgen (bijvoorbeeld ‘dagdozen’). De archiefstukken zijn dan vaak digitaal beschikbaar, maar niet formeel vervangen. Hierdoor is het papier nog leidend. Documenten met verschillende bewaartermijnen zitten soms bij elkaar in 1 doos. Dit maakt bewerking en vernietiging lastig.
Er zijn ongetwijfeld nog meer voorbeelden van fysieke archieven. En wie er een goede en vooral efficiënte oplossing voor heeft: ik houd me aanbevolen!
Informatiehuishouding draait niet alleen om systemen, maar vooral ook om mensen. Daarom ondersteunen we jouw organisatie op twee manieren: enerzijds bij de concrete benodigde werkzaamheden, anderzijds door jou en je collega’s te leren door een andere bril naar je werk te kijken. Onze ervaring is dat veel organisaties verandering zien als iets wat van buitenaf is opgelegd. Door dit ‘moeten veranderen’ te transformeren in ‘willen veranderen’, inspireren en motiveren we jullie om je werk anders te willen doen.
Wij bieden hiervoor een volledige dienstverlening die helemaal aansluit bij jouw situatie. Onze adviseurs adviseren en ondersteunen je bij de (her)inrichting van de informatieprocessen en informatiesystemen en denken mee over sturing en handhaving. Onze opleidingen, trainingen en e-learnings stomen jouw medewerkers klaar om zelf aan de slag te gaan.