Een interview met Marjan Dik | Senior adviseur informatiehuishouding bij het Rijksprogramma Duurzame Digitale informatiehuishouding (RDDI)
Marjan Dik is als senior adviseur informatiehuishouding werkzaam bij het Rijksprogramma Duurzame Digitale informatiehuishouding. Het RDDI is onderdeel van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Met haar kennis en expertise rondom informatiehuishouding en haar deelname aan de projectgroep Actieve Openbaarmaking is Marjan gevraagd om deel te nemen aan de werkgroep voor het opstellen van het actieplan Open op Orde 2021. In dit interview legt Marjan uit waarom een generiek actieplan nodig is. Wat de belangrijkste bevindingen zijn uit het plan. En ook vertelt ze ons hoe het voor haar is om te werken aan een project waarvan de maatschappelijke betrokkenheid nog niet eerder zo voelbaar is geweest als nu.
“Op 21 april 2021 is het generieke actieplan Open op Orde officieel gelanceerd. In het actieplan Open op Orde staat beschreven hoe de informatiehuishouding binnen de Rijksoverheid verbeterd kan worden. Het plan bestaat uit een hoofdstuk Verkenning & Analyse. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de aanleiding, doelstellingen en het beoogde resultaat van het actieplan. Hierna worden de 4 belangrijkste aspecten voor een goede informatiehuishouding uiteengezet. Verder worden in het generieke actieplan Open op Orde 4 actielijnen uiteengezet, die allemaal beginnen met een visie. De actielijnen dienen als kwaliteitseisen voor de Rijksorganisaties om de informatiehuishouding binnen hun organisatie op orde te brengen.
De actielijnen bestaan uit:
Visie: Er zijn voldoende en goed opgeleide professionals beschikbaar voor het inrichten en uitvoeren van informatiebeheer. Strategisch personeelsbeleid zorgt voor de werving, scholing en doorstroom van mensen. Ook ICT-professionals in gerelateerde vakgebieden beschikken over voldoende kennis over informatiebeheer om over en weer goed samen te kunnen werken met de professionals informatiebeheer.
Visie: Het is duidelijk welke informatie bewaard moet blijven en duurzaam toegankelijk moet zijn en voor hoe lang. Dit geldt zowel voor traditionele tekstdocumenten als andere vormen van digitale informatie, en de bijbehorende procesinformatie (zoals aantekeningen en handtekeningen). Er zijn instrumenten beschikbaar om onderzoek te doen in grote hoeveelheden informatie. Nieuwe ontwikkelingen worden op de voet gevolgd zodat tijdig duidelijk is welke maatregelen nodig zijn om informatie toegankelijk te houden.
Visie: Informatiesystemen ondersteunen de organisaties en medewerkers optimaal bij hun informatiehuishouding en hun werkprocessen. Het IT-landschap bij het Rijk is duurzaam toegankelijk, voldoet aan de kwaliteitseisen, is gebruiksvriendelijk en interoperabel. Er is sprake van hoge kwaliteit met zoveel mogelijk uniformiteit en standaardisatie. Bij nieuwe en aangepast informatiesystemen worden de maatregelen bepaald en uitgevoerd als onderdeel van de projecten waarin de systemen worden gekocht, gemaakt en ingericht (archivering by design).
Visie: Er is heldere sturing op de informatiehuishouding en informatievoorziening waarbij de diverse disciplines bijeenkomen. Er is overzicht en inzicht in input, output en outcome. De maatschappelijke behoefte aan informatie staat centraal. Er zijn passende planning en control instrumenten die de organisaties scherp houden.
Tot slot wordt er in het plan aandacht besteed aan de manier waarop de Rijksorganisaties met het actieplan aan de slag kunnen gaan. Het actieplan Open op Orde staat namelijk niet op zich, maar dient als basis voor de actieplannen die de Rijksorganisaties zelf gaan maken. Alle Rijksorganisaties dienden vóór 1 juli een eigen actieplan op te stellen, om de financiering in ontvangst te krijgen. In de tussentijd organiseerde de RDDI verschillende bijeenkomsten en workshops om Rijksorganisaties te begeleiden en te ondersteunen bij het maken van het actieplan.”
“De kindertoeslagenaffaire is de aanleiding geweest voor dit actieplan. Vaak moet er eerst iets heel ergs gebeuren voordat een probleem pas zichtbaar wordt.”
“Informatiehuishouding op orde is essentieel voor de taken die je als overheidsorganisatie uitvoert. Tevens is het belangrijk om bepaalde besluiten of de relevantie van wet- en regelgeving uit te kunnen leggen. Tot slot wil je dat de samenleving wordt meegenomen in waarom bepaalde besluiten zijn genomen. Een belangrijk voorbeeld hiervan is de coronacrisis. Er worden allerlei besluiten genomen, waarvan je als burger wil weten wat daar de grondslag van is. Als je de informatie hiervan dan niet goed hebt georganiseerd, en er wordt vervolgens een Wob-verzoek gedaan, dan is kans groot dat je niet weet waar de informatie zich bevindt. Het klinkt misschien logisch wat ik vertel, maar informatiehuishouding wordt regelmatig onderschat.”
“De kindertoeslagenaffaire is de aanleiding geweest voor dit actieplan. Vaak moet er eerst iets heel ergs gebeuren voordat een probleem pas zichtbaar wordt. De verschrikkelijke gebeurtenis rondom de Kinderopvangtoeslagenaffaire is hiervoor de ‘katalysator’ geweest. Oftewel, deze verschrikkelijke gebeurtenis heeft ervoor gezorgd dat de ogen zijn geopend voor iets dat niet op orde is. Namelijk de informatiehuishouding.
Het is heel fijn dat de overheid nu ook inziet dat de informatiehuishouding niet op orde is en dat zij hierin het initiatief neemt. Nog niet eerder is zo’n groot initiatief opgezet en zijn er zoveel middelen beschikbaar gemaakt om informatiehuishouding op orde te brengen. De urgentie van een goede informatiehuishouding werd al langere tijd gevoeld, maar is op dit moment hoger dan ooit.”
In reactie op het rapport ‘ongekend onrecht’ heeft Het kabinet vermeld dat de informatiehuishouding niet op orde is. Het Kabinet heeft vervolgens vermeld dat er een generiek plan moet komen en dat zij daarvoor de nodige middelen beschikbaar stelt.”
Zie Kabinetsreactie op het rapport ‘Ongekend onrecht’ | Nieuwsbericht | Rijksoverheid.nl. Onderdeel 8 Informatiehuishouding; de basis op orde, generiek actieplan pagina 21-22.
“Vanuit het RDDI ben ik gevraagd om deel te nemen aan de werkgroep voor het actieplan. Als senior adviseur informatiehuishouding beschik ik over kennis en expertise van het vakgebied. Daarnaast maak ik deel uit van de projectgroep Actieve Openbaarheid. Ik ben gevraagd om de koppeling te maken tussen deze twee onderwerpen.
De werkgroep bestaat in totaal uit 15 vertegenwoordigers, onder andere van het Nationaal Archief, CIO Rijk, Doc-Direkt, de inspectie voor Overheidsinformatie en Erfgoed, ministeries van JenV en EZK/LNV, de Sociale Verzekeringsbank en RDDI. De werkgroep is dus heel divers, maar iedereen heeft een achtergrond in informatiehuishouding. In samenwerking met deze vertegenwoordigers hebben we het plan geschreven.
Toen ik voor dit actieplan werd gevraagd voelde het voor mij als ‘een schot in de roos’, of beter gezegd, alsof ik ‘met mijn neus in de boter viel’. Het is niet alleen bijzonder omdat ik het zelf zo’n geweldig vakgebied vind, maar ook omdat het dit keer echt iets betekent voor de maatschappij. Het is fijn om een bijdrage te mogen leveren aan het oplossen van een probleem, voor de samenleving. Als je zelf altijd al een voorvechter bent geweest van een goede informatiehuishouding, dan is het geweldig als dat nu de aandacht krijgt. De maatschappelijke betrokkenheid is nog niet eerder zo voelbaar geweest.”
“De analyse die we hebben uitgevoerd komt voort uit 6 verschillende bronnen, die ieder door een aparte organisatie zijn uitgevoerd. Denk hierbij aan het Nationaal Archief, Inspectie van Overheidsinformatie en Erfgoed en Doc-Direkt. Uit de analyse zijn 4 belangrijke punten gekomen, die de basis vormen voor het actieplan Open op Orde 2021.
Uit de analyse kwam onder andere naar voren dat de informatieprofessional met kennis en expertise van informatiemanagement wordt gemist. Het Rijk ging er vanuit dat de eigen medewerkers zelf hun informatiehuishouding op orde konden brengen en houden. Hierom is er de afgelopen jaren flink bezuinigd op informatieprofessionals. Achteraf blijkt dat deze informatieprofessionals hard nodig zijn, omdat de Rijksmedewerkers moeite hebben om hun informatiehuishouding op orde te brengen en te houden.
Verder is de groei van informatie de afgelopen jaren enorm gestegen. Hierdoor werd het voor Rijksorganisaties lastig om regie te houden op de informatie en om tegelijkertijd duurzaam te bewaren. Dit is natuurlijk helemaal lastig als je door de bomen het bos niet meer kan zien.
Wat ook meespeelt is dat veel IT- en informatiesystemen helemaal niet aansluiten op gebruikerswensen en behoeften. En dat niet alleen, vaak sluiten de systemen ook niet aan op elkaar.
Tot slot kwam uit de analyse naar voren dat er te weinig sturing en naleving is op het gebied van informatiehuishouding. Dit gaat specifiek over rollen en verantwoordelijkheden binnen het Rijk. Wie is waar verantwoordelijk voor? En wat is de betekenis van informatiehuishouding?”
RDDI verstuurt iedere week een nieuwsbrief. Daarmee houden ze geïnteresseerde rijksmedewerkers op de hoogte van lopende projecten en nieuwe initiatieven op het gebied van informatiehuishouding. In elke nieuwsbrief besteden ze aandacht aan nieuws en activiteiten rondom het actieplan Open op Orde. Daarnaast delen ze bijvoorbeeld updates vanuit de regeringscommissaris en Open Overheid.
“Op het gebied van samenwerken was het een uitdaging om, binnen zo’n korte tijd, een kwalitatief goed actieplan op te stellen. Alle vergaderingen verliepen namelijk digitaal. Gelukkig heeft digitaal werken ook zeker zijn voordelen. In korte tijd kun je namelijk veel mensen – uit heel Nederland – bij elkaar brengen, zonder dat je daarvoor veel moet reizen. Het organiseren van een fysieke vergadering kost ontzettend veel tijd en energie. Dit viel door de omstandigheden natuurlijk helemaal weg, omdat we elkaar spraken in een Webex-vergadering. Dit was heel efficiënt en effectief.
Voor wat betreft het thema “informatiehuishouding op orde” is de coronacrisis bij uitstek een zeer belangrijk onderwerp. De coronacrisis heeft zo’n grote impact, dat je deze gebeurtenis achteraf wel moet kunnen reconstrueren. Enerzijds om gemaakte beslissingen te kunnen verantwoorden, en anderzijds om er leermomenten uit te kunnen halen voor een volgende pandemie. De coronacrisis staat op dit moment in het middelpunt van de belangstelling, omdat het een unieke gebeurtenis is. Wat je nu bijvoorbeeld al ziet is dat er mensen zijn die juist van de crisis hebben geprofiteerd, doordat ze veel geld hebben verdiend. Journalisten en onderzoekers zitten niet stil en zijn op zoek naar antwoorden. Hiervoor moet de informatiehuishouding gewoonweg op orde zijn. Was het niet de Kindertoeslagenaffaire, dan was waarschijnlijk de coronacrisis de katalysator geweest voor een generiek actieplan. Vroeg of laat was er toch een moment geweest waarop de informatiehuishouding gewoon echt op orde moet komen.”
Tegen alle informatieprofessionals zou ik het volgende willen zeggen: Grijp jouw kans, dit is hét moment om te laten zien welke kennis en kunde je in huis hebt om informatiehuishouding op orde te krijgen. Deel deze kennis en kunde, werk samen, blijf op de hoogte van relevante ontwikkelingen én blijf jezelf ontwikkelen voor uitdagingen nu en in de toekomst.
En er is een Open op Orde-community binnen KIA (Kennisnetwerk Informatie en Archief). Hier kunnen penvoerders en informatieprofessionals die werken aan het actieplan Open op Orde tips en ervaringen uitwisselen. Ook kunnen organisaties hun eigen actieplannen delen, zodat anderen ervan kunnen leren.