Informatie is een wezenlijke grondstof voor de goede werking van de overheid en vitaal voor verantwoording in onze democratie. In mijn ideale informatiewereld zou elke persoon bij de aanvang van zijn of haar werkzaamheden de juiste informatie op het juiste moment actief getoond moeten krijgen waarbij de zekerheid is dat deze informatie compleet en up-to-date is en er geen twijfel is over de juistheid en echtheid daarvan. Zonder tijdsverlies kan direct gewerkt worden aan relevante aandachtgebieden met altijd de juiste informatie die tijdig en voorradig is. Een verademing.
Voor de verantwoording is het naast het actief en tijdig over de juiste informatie kunnen beschikken ook van belang de beschikking te hebben over minder recente maar zeer relevante informatie. Met verwondering heb ik gekeken naar de affaire rond het bonnetje van Teeven en met verbijstering naar de Toeslagenaffaire. Zo maar enkele voorbeelden waarin de informatiehuishouding niet duurzaam op orde was. En met alle gevolgen vandien.
Het actieplan Open op Orde voor de verbetering van de informatiehuishouding is dan ook met grote urgentie gestart en door mij persoonlijk met enthousiasme ontvangen. Eindelijk krijgt informatie en het duurzaam inrichten daarvan de plek en rol die het binnen organisatie eigenlijk al had moeten hebben.
Wel moet ik concluderen dat er nog veel moet gebeuren en mijn ideale informatiewereld nog lang niet is gerealiseerd. Ik zie dat nog steeds veel organisaties worstelen om de huidige tsunami aan informatie te stroomlijnen. Met introductie van nieuwe nog betere systemen, technieken en werkwijzen (Scrum, Agile, Dev-ops, Lean, datamining, procesmining, Prince-2, ITIL, PMP, IPMA tot zelf de P-6 methode and beyond) proberen organisaties deze continu stroom aan informatie via een veelvoud aan projecten voor haar gebruikers eenvoudig en duurzaam toegankelijk te maken.
Helaas wordt nog steeds teveel voorbij gegaan een zeer essentieel en belangrijk onderdeel. Een onderdeel dat in mijn ogen een randvoorwaarde is voor die transformatie naar die ideale informatiewereld. Dit betreft niet zo zeer intuïtieve ‘gebruikersvriendelijke’ systemen, nieuwe methoden en een nog betere techniek. Meer nog vraagt en vergt dit bij de gebruikers/organisaties aanpassingsvermogen, kunnen omgaan met verandering en soms ook een andere mind-set.
De vraag is alleen: hoe bereik je dat en hoe sterk is de wil en bereidheid om te veranderen en welke mate van lef en leiderschap is daarvoor nodig! Met het oog op het realiseren van een duurzame informatiehuishouding zal iedere organisatie hierin eigen afwegingen hebben en maken die passend zijn bij de situatie waarin zij zich bevinden. In deze verandertrajecten is het van belang om je als organisatie de vraag te stellen… waar draait het nu werkelijk om bij het duurzame informatiehuishouding. Meer specifiek wat betekent dat voor mij als informatieprofessional? Welke rol/welk leiderschap pak ik in de realisatie naar een duurzame informatiehuishouding?
In deze UPGRADE gaan we met een aantal inspirerende artikelen hier nader op in. We nemen je via het actieplan Open op Orde mee naar het lef van de informatieprofessional 2021, hoe je de informatiehuishouding echt op orde krijgt tot waarom de computer says no!
Veel leesplezier.
Hans Cordfunke