-
1. Cover
-
2. Voorwoord
-
3. Interview Marlies Friederich
-
4. AVG Quickscan
-
5. Column
-
6. Desinformatiemanagement
-
7. Duurzaam informatiebeheer bij Achmea
-
8. Even voorstellen
-
9. DIV: Trends en ontwikkelingen
-
10. Colofon
Achmea (opgericht in 1811) heeft van oorsprong nog veel fysiek archief. Ook is er heel veel digitale informatie aanwezig in de organisatie. Vanwege de AVG moesten de archieven goed in kaart gebracht worden om te kunnen schonen en vernietigen. De AVG was aanleiding om alle systemen en de informatie die erin opgeslagen is, goed onder de loep te nemen. De afdeling Content Diensten adviseert heel Achmea op het gebied van recordsmanagement en had daarbij versterking nodig. Drie adviseurs van BECIS hebben de handen uit de mouwen gestoken om de organisatie tijdelijk te adviseren bij de implementatie van de AVG en het schonen en vernietigen van de archieven.
Bron: Achmea
Het motto van Achmea is “Samen waarmaken” en dat voel je in de organisatie. Mensen zijn heel gedreven om het voor elkaar te boksen en dat zag je ook bij de implementatie van de AVG.
Een particuliere organisatie als Achmea hoeft zich niet aan de Archiefwet te houden. Alleen bij de keten Zorg en Gezondheid wordt informatie verwerkt die onder de Archiefwet valt. Achmea moet zich uiteraard wel houden aan wet- en regelgeving en de AVG. Ook heeft zij administratieve verplichtingen en moet zij verantwoording afleggen aan toezichthouders. BECIS heeft zich hierin verdiept en adviseert Achmea over het te voeren recordsmanagement.
Achmea heeft, als echte fusieorganisatie, verschillende archieven opgebouwd en veel systemen in gebruik. Er moet per bedrijfsonderdeel bepaald worden wat de beste strategie is rondom de AVG en het archiefbeheer en wat de beste methode is om alles op één lijn te brengen. De afdeling Content Diensten is daarbij de spin in het web. Content Diensten maakt het recordsmanagementbeleid en adviseert en ondersteunt de bedrijfsonderdelen op het gebied van recordsmanagement.
De bedrijfsonderdelen zijn zelf verantwoordelijk voor hun informatiehuishouding. Elk bedrijfsonderdeel heeft daarom een record official aangesteld. Een record official is verantwoordelijk voor de uitvoering van het recordsmanagement beleid binnen zijn of haar eigen bedrijfsonderdeel. Content Diensten verzorgt de opleidingen waarmee de Records Officials goed beslagen ten ijs komen en ondersteunt de record officials in hun dagelijkse werkzaamheden. Onze adviseurs hebben hierover geadviseerd. Bovendien is in de afgelopen periode een community opgebouwd met de records officials. Er is een SharePoint omgeving gebouwd met alle informatie en er zijn bijeenkomsten georganiseerd om de onderlinge samenwerking en kennisdeling te bevorderen. ‘Samen waarmaken!’. Communicatie en samenwerken zijn randvoorwaarden om het proces goed te laten verlopen.
Het belang van een overzichtelijk en goed beveiligd archief wordt onderstreept door de steeds strenger wordende wetgeving. Voor de basisstukken uit de bedrijfsadministratie, zoals de boekhouding en loonadministratie, geldt een minimale bewaartermijn van zeven jaar. Deze gegevens moeten tevens met één druk op de knop kunnen worden opgeroepen voor inspectie. Bovendien gebiedt de AVG bedrijven om gegevens op aanvraag van de klant of (ex-)werknemer volledig te verwijderen, ook uit het archief.
Ook het fysieke archief is onder handen genomen. Achmea heeft de ambitie om dé digitale verzekeraar te zijn en veel informatiestromen gaan al digitaal. Zo gaat tegenwoordig alle post door de scanstraat maar het origineel wordt ook nog fysiek bewaard. BECIS heeft daarom een handboek vervanging opgesteld waarin de voorwaarden zijn vastgelegd voor het vervangen van het fysieke origineel voor de scan. De scan moet aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen en er zijn maatregelen opgesteld om te voorkomen dat informatie verloren gaat.
BECIS helpt alle archieven in kaart brengen – papier en digitaal – en adviseert wat de beste strategie is om alles onder te brengen in één systeem. Het uiteindelijke doel is om alle (digitale) archieven over te zetten naar OpenText (OpenText richt zich op Enterprise Information Management (EIM), het beheer van alle informatie binnen een bedrijf).
Met behulp van de adviseurs van BECIS is er veel gedaan om de organisatie klaar te stomen voor de AVG. Die hulp wordt enorm gewaardeerd. BECIS zal Achmea ook komende periode adviseren om te komen tot een overzichtelijk en duurzaam recordsmanagement. Daarna zal Content Diensten de bal zelf weer oppakken.