-
1. Cover
-
2. Voorwoord
-
3. Interview Marlies Friederich
-
4. AVG Quickscan
-
5. Column
-
6. Desinformatiemanagement
-
7. Duurzaam informatiebeheer bij Achmea
-
8. Even voorstellen
-
9. DIV: Trends en ontwikkelingen
-
10. Colofon
Tijdens deze verkiezingen werd valse informatie verspreid met als doel de kiezers een bepaalde kant op te sturen. Er werd nepnieuws verspreid ten gunste van Donald Trump. De populairste nepnieuws verhalen werden zelfs vaker gedeeld op Facebook dan de populairste verhalen van de mainstreammedia (Allcott & Gantzkow, 2017). Er is zelfs gesuggereerd dat Trump de verkiezing niet gewonnen zou hebben zonder de verspreiding van deze verhalen. Dit is echter nooit bewezen. Volgens het Ethical Journalism Network is nepnieuws ‘informatie die opzettelijk gemaakt en gepubliceerd is met de intentie om anderen te bedriegen en misleiden tot het geloven van onwaarheden of hen te laten twijfelen aan controleerbare feiten‘(Fake news, z.d.) .
1. Misinformatie is ‘foute of incorrecte informatie die ten onrechte of onopzettelijk is gemaakt of verspreid’. Hierbij is geen sprake van de intentie om te misleiden.
2. Desinformatie is ‘foute of incorrecte informatie die ten onrechte en opzettelijk is gemaakt of verspreid’ waarbij de intentie is om te misleiden (Fake news, z.d.).
Informatie is alles wat kennis toevoegt en zo onwetendheid, onzekerheid of onbepaaldheid vermindert. Desinformatie voegt opzettelijk foutieve ‘kennis’ toe waardoor onwetendheid en onzekerheid blijven bestaan of worden vergroot.
In dit artikel spreken we over desinformatie omdat dit een breder spectrum omvat dan de term nepnieuws, daarnaast plaatsen we desinformatie in de context van recordsmananagement. We hebben het dan vooral over de betrouwbaarheid en authenticiteit van records (documenten): is de informatie wat het beweert te zijn? En dan niet alleen om het herkennen van betrouwbare bronnen – zoals in de politiek/journalistieke context – maar ook om momenten waarop een document veranderd is. Is een document bijvoorbeeld nog aangepast na het definitief vaststellen?
Voordat we kunnen spreken over recordsmanagement is het van belang om vast te stellen wat een record nu eigenlijk precies is. De kortste definitie van een record op het gebied van documentaire informatievoorziening is ‘document’. Dit is echter nog een breed begrip dus gaan we nog een stap verder in het definiëren hiervan.
Er zijn verschillende modellen ontwikkeld waarin het recordsmanagement in kaart is gebracht. In het informatielevenscyclusmodel zien we een natuurlijke levensloop van records. In deze cyclus zijn er verschillende momenten die het record kunnen beïnvloeden en dus de betrouwbaarheid en authenticiteit van een record kunnen aantasten. De volgende handelingen worden volgordelijk uitgevoerd in de levensloop van een informatie-object:
“Nepnieuws bestaat in de context
van ‘misinformatie’ en ‘desinformatie’.
Het is van belang om hier onderscheid in te maken.”
1. Creatie, verwerving, identificatie, registratie;
2. Distributie en gebruik, bewerking;
3. Opslag in het archiefsysteem en onderhoud (hierbij hoort ook de ordening en raadpleging);
4. Waardering en selectieve vernietiging van materiaal dat geen waarde meer heeft;
5. Archivistisch behoud of overdracht naar een andere levensfase: naar het statische archief.
De handelingen worden volgordelijk uitgevoerd in de levensloop van een informatie-object. Dit model, zoals beschreven door Robek, Brown, & Stephens (1995), heeft echter een statisch karakter dat niet meer bij deze tijd past. Het is ontwikkeld voor het beheer van papieren documenten. Er wordt geen rekening gehouden met archiefinformatie die na fase 5 (archivistisch behoud) weer leidt tot de creatie van nieuwe informatie.
1. Het ontstaan (het opnemen van een document in het systeem);
2. Het vastleggen van het document;
3. Het organiseren en vormgeven;
4. Het organisatorisch onderbrengen in een groter verband.
Ook in dit model, zoals beschreven door Oliver & Foscarini (2014), zien we verschillende momenten waarop een record beïnvloed kan worden. Een belangrijk verschil, naast dat het hier niet gaat om volgordelijke fasen, maar om verschillende domeinen, is dat de archivering van een record niet meer uitsluitend tot de eindfase van het documentaire proces behoort. Dit houdt dus in dat een record ook na het archiveren nog onderhevig kan zijn aan veranderingen.
Recordmanagement gaat om het beheersen en beheren van records in een organisatie. Dit beheersen en beheren gebeurt vanaf de aanmaak tot het eventuele verwijdering of wijziging van een record. Zonder een degelijk recordsmanagement zijn zaken moeilijker te terug te vinden en/of niet up-to-date. Dit maakt het lastiger controleren of een bericht nepnieuws is of een record authentiek. Recordsmanagement speelt dus een belangrijke rol in het bepalen van de authenticiteit van een bericht of record (document).
Met de verschillende definities in ons achterhoofd kunnen we nu nagaan wat we binnen ons vakgebied kunnen doen om desinformatie te herkennen en te bestrijden. Er bestaan talloze checklists waarin wordt uitgelegd hoe je desinformatie kunt herkennen. Met onderstaande punten kan je vrij snel de betrouwbaarheid en authenticiteit van documenten controleren in de context van recordsmanagement:
• Let op ongebruikelijke opmaak. Binnen een organisatie wordt vaak met vaste templates gewerkt. Is een document opgesteld in een afwijkend format, dan kan dit natuurlijk een foutje zijn maar het kan ook zijn dat een document is vervalst.
• Controleer de data. Desinformatie kan tijdlijnen bevatten die nergens op slaan, of data van gebeurtenissen zijn fout of gewijzigd.
• Controleer de auteur. Is degene die het stuk in een systeem heeft geplaatst ook de auteur van het stuk? Het kan natuurlijk zo zijn dat de auteur aan een ander heeft gevraagd het stuk voor hem/haar in het systeem te zetten, maar het kan ook wijzen op bewuste misleiding en dus op desinformatie.
• Controleer het bewijs. Controleer de bronnen van de auteur om te bevestigen dat deze correct zijn. Gebrek aan bewijs, of vertrouwen op een niet nader benoemde expert kan wijzen op desinformatie.
• Kijk naar andere documenten. Vaak zijn er binnen een organisatie meerdere documenten te vinden die over eenzelfde zaak gaan. Als er verder geen documenten te vinden zijn die de inhoud van een document ondersteunen kan dit wijzen op desinformatie.
• Controleer of er nog wijzigingen zijn gemaakt nadat een stuk is vastgesteld. Vaak geldt binnen een organisatie dat een stuk moet worden vastgesteld door bijvoorbeeld een leidinggevende of (binnen de overheid) een bewindspersoon. Als hierna nog wijzigingen gedaan worden aan een stuk, garandeert dat niet dat het gewijzigde deel ook is goedgekeurd.
Eerder werd gesteld dat het bij de verspreiding van desinformatie onder andere gaat om het ‘laten twijfelen aan controleerbare feiten’. Om te zorgen dat feiten controleerbaar zijn, is het van belang dat (overheids)informatie ook op termijn nog kan worden geraadpleegd en dus makkelijk toegankelijk en vindbaar is.
Een goede, geordende en toegankelijke staat van technische gegevens over software en programmatuur waarin documenten zijn opgesteld kan de weerlegging van desinformatie faciliteren. Hiermee kan misleiding tegengegaan worden en kan de verspreiding van desinformatie de kop worden ingedrukt. Om het ‘kijken naar andere documenten’ te faciliteren kan het helpen om zaakgericht te werken. Zaakgericht werken is een manier van werken die zorgt voor controle op resultaatgerichte processen. Bij zaakgericht werken worden de informatiestromen bewaakt.
Documenten behorend bij één zaak worden gegroepeerd opgeslagen en kunnen dus snel worden nageslagen om te verifiëren of de informatie juist is. Door in het recordsmanagement te voorzien in het juist opslaan en archiveren van documenten wordt de vindbaarheid van documenten gefaciliteerd. Dit kan door het (laten) opslaan van een document op de juiste plek, maar zeker ook door het (laten) koppelen van de juiste metadata aan een document. Deze metadata zorgen er bovendien voor dat zaken als data en de auteur van een stuk makkelijk te herleiden zijn.
Conclusie
Hoewel de term nepnieuws vooral wordt gebruikt in een politieke/journalistieke context is duidelijk dat er zeker ook voor records- en informatiemanagement een taak ligt in de bestrijding ervan. Hierbij ligt de focus minder op de betrouwbaarheid van een bron en meer op de authenticiteit van een document. Hiervoor is het van belang dat de complete informatiehuishouding van een organisatie op orde is. Dit zorgt namelijk voor toegankelijkheid en vindbaarheid van informatie.