-
1. Cover
-
2. Voorwoord
-
3. Interview Marlies Friederich
-
4. AVG Quickscan
-
5. Column
-
6. Desinformatiemanagement
-
7. Duurzaam informatiebeheer bij Achmea
-
8. Even voorstellen
-
9. DIV: Trends en ontwikkelingen
-
10. Colofon
Tekst: Denny Schouten
Het vakgebied documentaire informatievoorziening houdt zich bezig met het geheel van (ondersteunende) activiteiten met betrekking tot de creatie, verwerving, distributie, opslag en preservering van documenten. Een document is een geheel van samenhangende gegevens, vastgelegd op een gegevensdrager, ongeacht de vorm. In de praktijk is alles wat een organisatie aan informatie verzamelt, opstelt of ontvangt het werkgebied van de informatievoorziening, waarbij met name het toegankelijk maken en houden van de informatie van belang is. Wel is er een onderscheid gemaakt: gestructureerde informatie (databases en informatie in systemen) valt onder IT, ongestructureerde informatie (documenten, informatie op netwerkschijven, e-mails) valt onder DIV. Het vakgebied heeft de laatste jaren grote veranderingen doorgemaakt: van volledig papier, naar vrijwel geheel digitaal. Veel organisaties bevinden zich echter nog ergens tussen beide uitersten, al is volledig digitaal het uitgangspunt geworden.
Deze nieuwe digitale standaard zorgt ervoor dat het vakgebied steeds dichter bij IT komt te liggen. Er zijn dan ook raakvlakken met informatiemanagement, dat traditioneel tot de IT behoort en dat ervoor zorgt dat de informatiebehoeften van de verschillende bedrijfsprocessen van een organisatie worden omgezet in een bruikbare informatievoorziening. De grens tussen IT en DIV is dus niet meer zo scherp als enkele jaren geleden.
Het belangrijkste kader voor DIV is de Archiefwet. De eerste versie hiervan kwam al in 1918 tot stand, de nieuwste versie stamt uit 1995. De wet behandelt de volgende punten:
• Vorming van archief en het beheer daarvan door overheidsorganisaties.
• Vernietiging, overbrenging en het in eigendom overdragen van archiefbescheiden.
• Het inzien (openbaarheid) van archieven.
• Het veiligstellen van historisch erfgoed.
De bepalingen in de Archiefwet zijn zowel op papieren documenten als op digitale informatie van toepassing, namelijk op ‘archiefbescheiden, ongeacht hun vorm’. De Archiefwet geldt alleen voor overheidsorganisaties en voor organisaties die een overheidstaak (een zogenaamde wettelijke taak) uitvoeren. Alle andere bedrijven hoeven zich dus niet aan de Archiefwet te houden. De ontwikkelingen die hier worden beschreven komen echter ook voor bij ‘gewone’ organisaties: ook zij maken de omschakeling van papier naar digitaal en staan voor dezelfde soort uitdagingen.
Het grootste deel van de geschiedenis van het vakgebied is een volledig papieren wereld. En de echte groei in de archieven komt op het moment dat papier goedkoper wordt en er manieren zijn om deze snel en efficiënt te verwerken. Voorbeelden van deze technieken zijn de drukpers, machinale productie van papier, de uitvinding van de typemachine, de computer, de fax en natuurlijk de printer.
De groei van de hoeveelheid documenten die een organisatie onder zich heeft, dwingt organisatie na te denken over hoe zij informatie toegankelijk maken en houden. Waar de eerste archieven nog in afgesloten kisten werden bewaard, waarbij een eenvoudige inventaris de toegang biedt op de inhoud, volgen er in latere periode archiefkasten en speciale stellingen voor archiefdozen. In die gevallen is een eenvoudige inventaris of een brievenboek niet meer voldoende om archiefstukken te kunnen terugvinden.
Om de terugvindbaarheid te verbeteren worden verschillende uitvindingen gedaan. Er zijn in feite vier belangrijke stadia in ordeningsmethoden:
• Seriestelsels of chronologische ordening, waarbij documenten op datum worden gearchiveerd en toegankelijk worden gemaakt met een index gebaseerd op rubrieken.
• Rubriekenstelsel, ofwel ordening op basis van onderwerp, toegankelijk gemaakt met behulp van trefwoorden en onderwerplijsten.
• Dossierstelsel, ofwel zaaksgewijze dossiervorming, waarbij niet meer het individuele archiefstuk centraal staat, maar een verzameling documenten over één geval. In dit dossier zit alle correspondentie over de handelingen die bij dat geval horen. De dossiers worden gearchiveerd op onderwerp.
• Zaakgericht werken, waarbij de werkprocessen van de organisatie centraal staan. Elke zaak is de eenmalige uitvoering van een werkproces en heeft een duidelijk begin- en eindpunt. Dit is vooral in de digitale wereld de norm geworden.
Als je papieren archieven toegankelijk wilt maken, is een ordening van de verschillende documenten en dossiers noodzakelijk. In de jaren twintig van de twintigste eeuw werd daarom de Basis Archief Code (BAC) opgesteld, die werd gebaseerd op de universele decimale classificatie (UDC). De BAC geeft een logische indeling van de onderwerpen in het archief en is voor alle archieven in basis gelijk. Dit was een enorme vooruitgang: dossiers waren relatief eenvoudig en snel terug te vinden.
Pas met de komst van de computer, werd het mogelijk op een andere manier dossiers terug te vinden. In post- en dossierregistratiesystemen kreeg elk document en elk dossier een uniek kenmerk mee, op basis waarvan deze kon worden teruggevonden in de archieven. Niettemin blijft aan elk dossier nog vaak een BAC gekoppeld. In veel gevallen werd dit gedaan om de relatie met oudere archiefblokken te behouden.
Met de komst van computer, e-mail, netwerkschijven en andere digitale opslaglocaties, ontstaat in de jaren 80 en 90 van de vorige eeuw een hybride archiefwereld: informatie is niet langer alleen maar op papier beschikbaar. Bovendien komt post niet meer alleen via de postkamer een organisatie binnen. Dit biedt nieuwe uitdagingen voor de DIV: informatie is niet meer centraal beschikbaar maar kan overal in een organisatie binnenkomen en worden opgeslagen.
De situatie werd er niet duidelijker op toen de post- en dossierregistratiesystemen ook scans van officiële documenten gingen opnemen. Vanaf dat moment was er een papieren origineel en een digitale kopie. Overigens was vervanging al in de Archiefwet van 1962 toegestaan maar dan alleen voor op termijn te vernietigen documenten. Pas met de nieuwe Archiefwet 1995 is vervanging toegestaan voor alle overheidsdocumenten. Dit betekent niet dat alle organisaties nu al vervanging toepassen. Pas als er een formeel gepubliceerd vervangingsbesluit is, mag vervanging plaatsvinden. Tot die tijd is het archief per definitie hybride: naast de digitale documenten, zijn er ook nog fysieke documenten in de organisatie.
In de loop van de jaren is er bij elke organisatie een flink digitaal ‘archief’ opgebouwd. Dit bevindt zich in e-mailboxen, op netwerkschijven en soms ook nog op digitale dragers zoals cd’s en USB-sticks. Bij veel organisaties is dit archief niet onder beheer gebracht en groeit het nog altijd. Dit vormt een flinke uitdaging voor informatieprofessionals. Afdelingen hebben soms meer vertrouwen in hun netwerkschijf dan in de formele archiefsystemen.
Een volledig digitale informatiehuishouding wordt steeds normaler, al is in de meeste digitale organisaties nog steeds ruimte voor geprint papier als werkdocument. Het probleem is ook hier het onder beheer brengen van wat ‘ongestructureerde informatie’ is gaan heten: alle informatie die niet in het document management systeem of in formele databases is opgenomen. De grootste uitdagingen liggen in het tijdig vernietigen van informatie en het toegankelijk houden van informatie. Er is nog geen best practice gevonden die voor alle organisaties lijkt te werken. Er is nog veel onduidelijk over hoe om te gaan met ongestructureerde data. Te denken valt aan extreem goede zoeksystemen die alle gegevensbronnen binnen de organisatie combineren (Enterprise Search) en data-analyse systemen.
Ook moet er steeds meer rekening worden gehouden met regels rond informatiebeveiliging en privacy. Dit biedt kansen voor informatievoorziening, maar ook uitdagingen, zeker als dit wordt gekoppeld aan initiatieven als ‘Open Overheid’ en het zoveel mogelijk beschikbaar stellen van informatie aan burgers. De voordelen van digitaal werken wegen vooralsnog sterk op tegen de nadelen van met name het hybride werken.
“Terug naar een volledig papieren werkelijkheid
is bovendien geen optie meer. Dit wordt soms
alleen nog gedaan voor zeer geheime informatie,
als extra beveiligingslaag.”
Het volledig digitaal werken is nog niet uitgekristalliseerd. Binnen de DIV en de IT wordt op allerlei fronten geëxperimenteerd met mogelijkheden en verbeteringen. Er wordt volop geïnnoveerd. Archief 2020 is daar een goed voorbeeld van.
In de periode 2013-2016 zijn in opdracht van het ministerie van OCW ruim 30 pilotprojecten – verspreid over het hele land – uitgevoerd. Samenwerken en leren stonden centraal in de aanpak van het programma. Het programma had de volgende doelen:
• Digitale duurzaamheid: de overheid borgt op een duurzame manier de toegankelijkheid van overheidsinformatie.
• Openbaarheid: de overheid maakt overheidsinformatie beter inzichtelijk en beschikbaar voor iedereen.
• Toegankelijkheid: de samenleving haalt maximaal maatschappelijk rendement uit gezamenlijke archieven.
• Documenteren van de samenleving: naast de primaire archieftaak zorgt de archiefsector gezamenlijk voor veiligstelling van belangrijke particuliere archieven.
• Kwaliteitszorg en bestelversterking: samen vormen we een kennisnetwerk van toekomstvaste archiefinstellingen.
Een belangrijk initiatief is het verkorten van de officiële overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar. Dit is vooral voor digitale documenten van belang vanwege de digitale duurzaamheid. Die kan in een formeel e-depot veel beter gewaarborgd worden. Naar verwachting wordt dit geformaliseerd in 2019. Dit heeft uiteraard consequenties voor het beheer van dossiers en documenten.
Het is natuurlijk niet te zeggen hoe het vakgebied er over enkele jaren uit zal zien. Wel zijn er diverse trends, die ongetwijfeld effect gaan hebben op de informatievoorziening. Eén daarvan is block chain. Block chain is een manier om data uit te wisselen en te verifiëren. Dit past binnen de keteninformatisering die we binnen het vakgebied al kennen. Bij block chain is er sprake van een open en decentraal netwerk, waarbij de data niet langer op één centrale plek zijn opgeslagen, maar op verschillende internetlocaties. Voor informatieprofessionals biedt dit een uitdaging, want hoe ‘vangen’ we belangrijke momenten om die volgens de regels vast te leggen en te beheren? Dit wordt één van de informatiethema’s voor de komende jaren.
Iets vergelijkbaars speelt met het Internet of Things (IoT). De mogelijkheden van IoT zijn groot niet alleen voor de consument maar ook binnen een kantooromgevingen. Al die apparaten verzamelen enorme hoeveelheden data. Data zijn (in principe) ook archiefbescheiden (immers: ongeacht de vorm) waarop de Archiefwet van toepassing is. Daarmee komt het ook in het aandachtsgebied van de informatieprofessional en biedt het nieuwe uitdagingen en kansen voor het vakgebied. Dit terrein is nog grotendeels onontgonnen. Dit zijn slechts twee trends, er zijn er ongetwijfeld meer en er zullen dingen ontstaan. Dit heeft gevolgen voor het vakgebied.
Het vakgebied is al jaren in beweging. Waar het vakgebied zich traditioneel vooral bezighield met document- en dossierregistratie en het beheren van archieven, zien we dat er steeds meer adviserende taken bij DIV worden belegd. Te denken valt aan het coachen en begeleiden van medewerkers die hun eigen informatie beheren maar ook het bewaken van de toegankelijkheid van informatie en het vertalen van wetten en regels naar praktische oplossingen voor de informatiehuishouding van de organisatie. Ook het correct en gebruiksvriendelijk inrichten van document management systemen valt binnen het aandachtsgebied van de moderne informatieprofessional. Daarnaast komt archiefinformatie steeds vaker in de vorm van databases, wat ook veranderingen in het werkgebied teweeg kan brengen.
Een trend die nog verder zal doorzetten, is de verschuiving van documentgericht naar procesgericht denken en werken. Als gevolg hiervan zien we de muren tussen verschillende afdelingen ook steeds vaker verdwijnen. Informatie wordt binnen een hele organisatie beschikbaar gesteld en vindbaar gemaakt, in plaats van alleen binnen een bepaalde afdeling. Vaak gaan de informatieketens zelfs buiten de eigen organisatie verder. Voor de DIV biedt dit uitdagingen op het gebied van toegankelijkheid, afscherming en het vastleggen van de context van informatie. Voordelen zijn er uiteraard ook: het oneindig kopiëren en dubbel opslaan van informatie gaat langzaam tot het verleden behoren.
Een andere belangrijke trend is het werken op basis van metadata. Documenten en dossiers worden daarbij voorzien van metadata en niet meer in dossiers of mappen opgeslagen. Door het aanpassen van de metadata in een zoekvraag, kunnen documenten die voorzien zijn van dezelfde metadata-waarden worden gevonden. De context wordt dan bepaald door de gebruikte metadata in de zoekvraag. Dit biedt geweldige mogelijkheden voor het verrijken van informatie en kan goede mogelijkheden bieden om informatie optimaal te gebruiken. Het is aan de informatieprofessional om dit in goede banen te leiden: welke documentverzamelingen zijn noodzakelijk en hoe zorgen we voor tijdige vernietiging van informatie? Uiteraard zijn er ook vraagstukken rond informatiebeveiliging en privacy.
Digitalisering is niet slechts een technische aangelegenheid, maar zeker ook een organisatorische verandering: medewerkers zullen op een andere manier met informatie moeten omgaan en dat vergt nieuwe vaardigheden. Gelukkig leeft dit besef steeds meer en is er dan ook veel aandacht voor de menselijke kant van digitalisering. De informatieprofessional van vandaag is niet slechts bezig met hoe de informatiehuishouding er theoretisch uit zou moeten zien, maar ook met de impact op mensen die hier in de praktijk mee te maken zullen krijgen. De structuur, manier van werken, processen en zelfs functies binnen een organisatie veranderen in meer of mindere mate. De impact hiervan is niet te onderschatten.
Niet alleen de rol van de informatieprofessional verandert, maar ook die van de informatiegebruiker: van hem of haar wordt zelfstandigheid verwacht. Informatie wordt niet meer verstrekt, de informatiegebruiker krijgt de tools om deze zelf te vergaren. De informatieprofessional wordt zo meer een coach dan een uitvoerder. Dit is voor alle partijen wennen, maar ooit zal het niet meer voorstelbaar zijn dat je informatie moest opvragen bij de juiste medewerker en er dan soms wel enkele dagen op moet wachten.
De informatieprofessional maakt de stap uit het archief en naar de werkvloer. Een goed ingerichte informatiehuishouding is zowel de grondstof als het product, het smeermiddel waarop de organisatie draait. De nieuwe taak van de informatieprofessional ligt er vooral in om de primaire werkprocessen optimaal te ondersteunen met waardevolle informatie. Dit betekent ook dat informatie tijdig wordt vernietigd. Wanneer deze processen binnen de informatiehuishouding goed zijn ingericht, kan een organisatie slagvaardig handelen.
Organisaties maken steeds meer gebruik van nieuwe ICT-oplossingen om hun informatievoorziening toekomstbestendig te maken. Dit zorgt voor veranderingen die een flinke impact hebben op diverse facetten van de organisatie. Ze hebben gevolgen voor de manier waarop medewerkers werken en de vaardigheden die zij nodig hebben. Door middel van de inzet van young professionals als digi-coach bereiden wij de medewerkers voor op deze transitie.
Het moge duidelijk zijn dat de middelen waarmee we in het vakgebied werken sterk veranderd zijn, maar dat de uitdagingen niet wezenlijk zijn veranderd. Het gaat nog altijd om het in goede, geordende en toegankelijke staat krijgen en houden van de informatie van een organisatie. Wat de toekomst ook zal brengen: ons vak is er niet minder belangrijk om.
Judith Jongeneel, adviseur in opleiding