-
1. Cover
-
2. Voorwoord
-
3. Interview Marlies Friederich
-
4. AVG Quickscan
-
5. Column
-
6. Desinformatiemanagement
-
7. Duurzaam informatiebeheer bij Achmea
-
8. Even voorstellen
-
9. DIV: Trends en ontwikkelingen
-
10. Colofon
adviseur
In de digitale samenwerkomgeving wordt informatie volledig, gestructureerd en vindbaar opgeslagen. Het archiveren van deze structuur is eenvoudig mits men de noodzakelijke metadata meegeeft aan de informatie. Provincie Fryslân is in 2015 gestart met het programma @llemaal Digitaal. Het project Digitaal Samenwerken en Archiveren is destijds begonnen met de implementatie van SharePoint, binnen de Provincie Fryslân beter bekend als Ús Dielplak. Drie belangrijke pijlers van het project: de gebruiker, het proces en de techniek. Tijdens de implementatie was er veel aandacht voor de zogenaamde zachte kant. Tijdens een veranderproject is de gebruiker de belangrijkste factor omdat er bij hen draagvlak moet komen voor het project. Voor de gebruiker is de belangrijkste vraag ‘’What’s in it for me?’’ Vaak krijgen de gebruikers tijdens veranderprojecten te weinig aandacht. Dit is jammer omdat zij met het systeem moeten gaan werken en het systeem moeten gaan dragen. Daarnaast leveren zij belangrijke verbeterideeën die leiden tot een beter product en een grotere gebruikersadoptie.
“De DIV medewerker
staat veel meer in verbinding.”
Tijdens het project richtte BECIS zich met name op de menselijke kant van de implementatie. Denk hierbij onder andere aan het verzorgen van trainingen, het bieden van persoonlijke begeleiding, zichtbaar zijn op de werkvloer om als vraagbaak te fungeren en het maken van handleidingen. Eind juni 2018 heeft het projectteam de taken overgedragen aan de interne organisatie. De rol van BECIS is om mede zorg te dragen voor een effectieve transitie van het traditionele DIV naar een DIV dat het digitaal samenwerken en archiveren ondersteunt en stimuleert.
De DIV functie gaat er door deze verandering volledig anders uitzien.
Voorheen was de DIV functie vrij statisch en puur gericht op het oplossen van hiaten in dossiers, structuur aanbrengen in ‘chaos’ en zorgdragen voor een juiste archivering van afgesloten dossiers. Deze taken moeten met een goede implementatie en gebruik van Ús Dielplak verdwijnen.
In de nieuwe situatie binnen Provincie Fryslân staat de DIV medewerker veel meer in verbinding met de medewerker. De DIV medewerker helpt de gebruiker bij het inrichten van de samenwerkingssite, verzorgt gebruikerstrainingen, stimuleert de gebruikersadoptie en voert kwaliteitscontroles uit met betrekking tot het juist gebruiken van Ús Dielplak en een juiste archivering. Daarnaast is de DIV medewerker de schakel tussen de gebruiker en functioneel beheer.
Voor een goede gebruikersadoptie is de techniek van belang. Binnen de techniek ligt de focus op het ordenen en terugvinden van informatie. Daarnaast gaan DIV’ers in gesprek met gebruikers om in kaart te brengen waar men tegenaan loopt en waar men behoefte aan heeft. Er wordt eerst gekeken of de oplossing ligt in het verwerven van kennis of dat de oplossing in de techniek moet worden gezocht. Vanuit BECIS proberen wij de DIV medewerkers en de gebruikers binnen Provincie Fryslân zo goed mogelijk te begeleiden in de transitie naar het digitaal samenwerken en archiveren.