Hoewel duurzaamheid bij BECIS | DIOR in ons DNA zit, heeft duurzame toegankelijkheid en vooral archivering nog altijd een wat stoffig karakter. Mensen denken al snel aan kilometers papieren archieven en depots vol dossierkasten waarnaar niemand meer omkijkt.
Denny Schouten | Senior adviseur
Wie op internet zoekt naar een omschrijving van het woord ‘duurzaamheid’, komt verschillende definities tegen. Vaak gaan ze over de manier waarop iets is geproduceerd, de belasting voor het milieu, herbruikbaarheid en de vernieuwbaarheid van grondstoffen. Wat alle omschrijvingen met elkaar gemeen hebben, is dat ze verwijzen naar bestendigheid en de eigenschap dat iets lang goed blijft of lang blijft bestaan.
Duurzaam in de informatiewereld
In die bestendigheid vinden we de link naar duurzaamheid in de informatiewereld. Tot voor kort had duurzaamheid daar vooral betrekking op de fysieke archieven. Om die goed te kunnen conserveren, is het gebruik van de juiste middelen noodzakelijk, zoals zuurvrije materialen en de juiste papier- en inktsoorten. Zo halen de meeste archiefbewerkers het niet in hun hoofd om met een pen op een te bewaren archiefstuk of zuurvrije dossiermap te schrijven (met groene zippels!).
Het Nationaal Archief omschrijft duurzaamheid op het gebied van archieven en informatie als volgt: “Toegankelijk betekent vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. Duurzaam betekent dat de toegankelijkheid van de informatie bestand is tegen veranderingen van elke aard.”
Honderd jaar leesbaar
Deze definitie is van toepassing op zowel fysieke als digitale archieven. Tegenwoordig richten wij ons vooral op digitale archieven. Toch is duurzaamheid voor dit vakgebied nog een relatief onbekend terrein. Want het eerste digitale middel dat heeft bewezen ten minste honderd jaar lang zonder noemenswaardige achteruitgang goed leesbaar en toegankelijk te zijn, moet nog ‘geboren’ worden. En juist dit is een eis voor alle, en dus ook alle digitaal te bewaren informatie.
Door het gebrek aan ervaring met digitale archieven is er rondom digitale duurzaamheid nog een hoop onduidelijk. In artikel 11 van Archiefbesluit 1995 schrijft onze overheid dat de zorgdrager (de persoon die is belast met de zorg voor het archief) met het oog op de duurzaamheid van de archiefstukken voorzieningen moet treffen om te zorgen “dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren”. Maar welk digitaal medium is geschikt om documenten en gegevens die permanent moeten worden bewaard, zo lang goed te houden?
Terug te vinden én te lezen
Met het overdragen van informatie en archieven aan een e-depot, geven archiefvormers het beheer van hun digitale archief uit handen aan archiefinstellingen. Mocht het nodig zijn, dan zorgen deze archiefdiensten dat het archief tijdig naar een andere digitale oplossing wordt overgezet. Maar hoe gaan die archiefdiensten dan om met digitale duurzaamheid en duurzame toegankelijkheid?
De bestendigheid van documenten is slechts één onderdeel van het begrip duurzaamheid. In de definitie van het Nationaal Archief staat nog een tweede belangrijke term, namelijk ‘toegankelijk’. Toegankelijk betekent in eerste instantie dat het document of de informatie die lange tijd is bewaard, terug te vinden is. Want als je een document niet kunt vinden, kun je het ook niet openen en inzien. Toegankelijk betekent daarnaast dat het bestand ook na die lange tijd nog te openen én leesbaar is. Dit is vooral een technische aangelegenheid.
Metadata: gegevens over gegevens
Een goed toegankelijk archief bevat documenten en bestanden die zijn gekoppeld aan de processen of taken die de archiefvormer uitvoert. Meestal zijn ze ingevoegd in dossiers of zaken. Bij het toegankelijk houden van die documenten zijn metadata onmisbaar. Metadata zijn, letterlijk, gegevens over gegevens. Ze vertellen wanneer, waar en hoe de documenten zijn opgemaakt, verwerkt en beheerd en geven informatie over hun technische en logische structuur. Deze metadata maken de dossiers, zaken en documenten interpreteerbaar en vormen zo een belangrijke factor bij het duurzaam toegankelijk houden van een archief.
Omdat er in de afgelopen jaren vooral hybride is gewerkt – sommige dossiers zijn digitaal gevormd en andere fysiek, soms is een dossier zelfs deels fysiek en deels digitaal – en omdat lang niet alle documenten keurig geregistreerd in een zaak of dossier eindigen, kan het lastig zijn om de context van informatie goed terug te vinden. Hierdoor zitten er grote gaten in het geheugen van de overheid. Dit is uiteraard geen nieuwe constatering. Wat wel nieuw is, is dat er inmiddels verschillende technieken bestaan die een oplossing kunnen vormen voor de ontoegankelijke en vaak weinig duurzame archieven en informatiebestanden waarmee we vandaag de dag te maken hebben.
Razendsnelle omslag naar digitaal
We hebben geen idee hoe de digitale wereld er over een aantal jaar uitziet en wat dan de mogelijkheden zijn. Tegelijkertijd bewijst de huidige coronacrisis dat de omslag naar volledig digitaal werken razendsnel moet worden gemaakt. Nood breekt wet!
Met deze constatering komen we in een voor de informatiewereld spannende omgeving terecht: hoe maken we de informatie die nu overal en nergens wordt gedeeld, duurzaam toegankelijk? Welke technieken kunnen ons daarbij helpen? Moeten we bij gebrek aan een goede oplossing dan maar ál onze e-mails bewaren? Zo ja, hoe maken we die dan toegankelijk? Hoe zit het met persoonsgegevens in onze digitale informatie, moeten we die niet vernietigen? En hoe maken we oude archieven beter toegankelijk? Allemaal vraagstukken rondom digitale duurzaamheid en de toegankelijkheid van archieven die om een oplossing vragen.
In deze editie van UPGRADE laten we je zien hoe nieuwe technieken ons kunnen helpen bij het digitaal duurzaam bewaren van onze informatiebestanden – voor een korte periode of voor zelfs honderd jaar.